PAYE, Payroll i Payslipy w spółce LTD

Czym jest PAYE?

PAYE (Pay As You Earn), jest odpowiednikiem polskiego systemu odprowadzania zaliczek na PIT.  Jest wykorzystywany przez brytyjski urząd skarbowy (HMRC) do pobierania podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne (National Insurance) bezpośrednio z wynagrodzenia pracownika. Dzięki niemu pracodawca potrąca należny podatek od wypłaty lub emerytury pracowniczej jeszcze przed przelaniem środków na konto pracownika. Warto dodać, że w ramach tego systemu rozpatrywane są również wypłaty zasiłku chorobowego oraz świadczenia z tytułu urlopu macierzyńskiego. 

Kiedy i kto powinien zarejestrować się do PAYE? 

Rejestracja do systemu PAYE jest obowiązkowa, gdy podmiot pełni rolę pracodawcy i wypłaca wynagrodzenia, od których konieczne jest odprowadzenie zobowiązań. W praktyce oznacza to, że obowiązek ten pojawia się nie tylko wtedy, gdy firma zatrudnia pracowników na etacie, ale również w sytuacji, gdy wypłaca wynagrodzenie dyrektorowi spółki, nawet jeśli jest on jedyną osobą w firmie. 

Obowiązek ten powstaje w chwili, gdy spełniony jest co najmniej jeden z warunków, takich jak:

– przekroczenie określonego progu wynagrodzenia (tzw. threshold dla National Insurance), 

– wypłacanie wynagrodzenia osobie, która ma już inne źródło dochodu, 

– zapewnienie pracownikowi świadczeń dodatkowych (benefits), 

– zatrudnianie pracownika objętego szczególnymi zasadami opodatkowania. 

Nie musisz rejestrować się w systemie PAYE, jeżeli żaden z Twoich pracowników nie zarabia więcej niż 96 GBP tygodniowo, nie otrzymuje emerytury ani nie posiada innego źródła utrzymania.  

Czym jest Payroll? 

Payroll to kompleksowy proces administracyjny, który obejmuje wszystkie czynności związane z naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń pracownikom, a także prowadzeniem związanych z tym rozliczeń. W jego zakres wchodzą zarówno rozrachunki okresowe, realizowane np. co miesiąc, jak i rozliczenia roczne, uwzględniające pełny rok podatkowy pracownika. Według prawa obowiązującego w Wielkiej Brytanii, będąc pracodawcą, jesteś zobowiązany do dokumentowania i realizowania wypłat właśnie za pomocą tego systemu. Zasady przeprowadzania tych rozliczeń są ściśle powiązane ze wspomnianym wyżej systemem PAYE. 

Co dokładnie kryje się pod pojęciem Payroll?

• Rejestracja danych pracowników – gromadzenie i aktualizowanie informacji o zatrudnionych osobach (numery National Insurance, kody podatkowe).
• Obliczanie wynagrodzeń – wyliczanie kwoty brutto na podstawie stawek godzinowych lub stałego wynagrodzenia.
• Potrącenia ustawowe – wyliczanie i odejmowanie podatku dochodowego, składek na ubezpieczenie społeczne oraz ewentualnych składek emerytalnych (pension scheme).
• Generowanie dokumentacji – tworzenie pasków wypłat (payslipów) oraz rocznych podsumowań (np. P60).
• Raportowanie do HMRC – wysyłanie informacji o zarobkach i potrąceniach w czasie rzeczywistym (RTI – Real Time Information).
• Rozliczanie świadczeń dodatkowych – uwzględnianie bonusów, premii, a także wypłat z tytułu zwolnień lekarskich czy urlopów rodzicielskich.

Czy dyrektor spółki LTD rozlicza się przez system PAYE?

Tak, dyrektor spółki LTD również może być zobligowany do rozliczeń za pośrednictwem PAYE. Natomiast jest to zależne od formy pobieranego wynagrodzenia. Jeśli dyrektor wypłaca sobie pensję (salary), wtedy traktowany jest jak pracownik i jego wynagrodzenie podlega rozliczeniu przez PAYE, czyli z potrąceniem podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne. 

Należy jednak pamiętać o kluczowej różnicy w sposobie naliczania składek National Insurance między standardowym pracownikiem a dyrektorem:

• Pracownik: Składki NI są liczone na bieżąco w każdym okresie rozliczeniowym (per pay period). Oznacza to, że potrącenia zaczynają się po przekroczeniu miesięcznego progu (tj. rocznych progów 5 000 GBP i 12 570 GBP podzielonych przez 12 miesięcy).
• Dyrektor: Składki NI są standardowo liczone w ujęciu rocznym (annual method). Oznacza to, że potrącenia są naliczane dopiero wtedy, gdy skumulowane zarobki w danym roku podatkowym przekroczą pełne roczne progi (tj. 5 000 GBP i 12 570 GBP).

Warto zaznaczyć jednak, że w wielu przypadkach dyrektorzy spółek będący jednocześnie udziałowcami, decydują się na tzw. mieszany model pobierania wynagrodzenia, czyli łączenia pensji z wypłatą dywidendy. Pensja jest wtedy zazwyczaj utrzymywana na stosunkowo niskim poziomie – często w granicach kwoty wolnej od podatku lub progów minimalnych składek, aby ograniczyć obciążenia z tytułu podatku i National Insurance. Ta część wynagrodzenia przechodzi przez PAYE i podlega standardowym zasadom payroll. Z kolei dywidenda stanowi wypłatę z zysku spółki po opodatkowaniu podatkiem korporacyjnym i nie jest objęta systemem PAYE. Nie potrąca się od niej składek na ubezpieczenie społeczne, a jej opodatkowanie odbywa się na poziomie osobistym dyrektora. Oznacza to, że dyrektor musi wykazać otrzymane dywidendy w swoim rocznym zeznaniu podatkowym (Self Assessment) i samodzielnie rozliczyć należny podatek. 

Uruchomienie Payroll

Z oprogramowania systemu płacowego PAYE możesz korzystać samodzielnie bądź przekazać jego obsługę do biura rachunkowego. Niezależnie jednak od wybranego wariantu jesteś zobowiązany do gromadzenia i ewidencjonowania szczegółów płatności dla pracowników, a w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości z tytułu niedopełnienia obowiązków związanych z PAYE, Ty jako pracodawca ponosisz za nie odpowiedzialność.

Twoim obowiązkiem jest zbieranie i przechowywanie dokumentów dotyczących m.in.:

• wypłat dla pracowników oraz dokonanych z nich potrąceń,
• raportów i płatności dokonywanych na rzecz HMRC,
• kosztów lub benefitów podlegających opodatkowaniu,
• urlopów pracowniczych oraz nieobecności spowodowanych chorobą.

Dokumenty należy przechowywać przez okres 3 lat od zakończenia roku podatkowego, którego dotyczą. HMRC może dokonać ich kontroli w dowolnym momencie, w celu sprawdzenia czy płacisz prawidłowe kwoty podatków. Za nieścisłości oraz braki w dokumentacji może nałożyć karę do 3 000 £.

W momencie rejestracji jako pracodawca w HMRC otrzymasz login do systemu PAYE Online. Jeżeli jednak korzystanie z komputera jest dla Ciebie kłopotliwe i nie chcesz bądź nie możesz rozliczać się z HMRC drogą elektroniczną, masz możliwość ubiegania się o zwolnienie z obowiązku raportowania online. Wówczas będziesz zobowiązany do czynienia tego w formie pisemnej.

Raportowanie i dokonywanie płatności na rzecz HMRC

Po uruchomieniu wypłat w Payroll będziesz zobowiązany do raportowania wynagrodzeń Twoich pracowników HMRC w czasie poprzedzającym dzień płatności lub w tym samym dniu. Służy do tego raport o nazwie FPS (Full Payment Submission), w którym przekazujesz szczegółowe informacje o wypłatach i potrąceniach. Oprogramowanie samodzielnie określi wysokość podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne, dzięki czemu zawsze będziesz wiedział ile masz zapłacić. 

Zazwyczaj płatności następują co miesiąc. Jeżeli jednak jesteś małym przedsiębiorcą i spodziewasz się, że wysokość opłat będzie niższa niż 1 500 £ miesięcznie –  możesz skontaktować się z HMRC i wnieść wniosek o ustalenie wygodniejszych, przykładowo kwartalnych wpłat.

Dodatkowo, każda zmiana kadrowa w Twojej firmie (zatrudnienie nowego pracownika, przejście obecnego na emeryturę) również musi być raportowana HMRC. Należy też przygotowywać roczne sprawozdania, w których uwzględnia się wszystkie dodatkowe koszty i benefity.

Czym jest Payslip i kiedy należy go wystawiać? 

Payslip to dokument, który stanowi potwierdzenie otrzymania wynagrodzenia przez pracownika lub dyrektora. Jest to odcinek płacowy, który otrzymuje się przy wypłacie pensji w Wielkiej Brytanii.

Aby odcinek wypłaty spełniał rygorystyczne wymogi HMRC, nie może być jedynie prostą informacją o przelewie. Musi on wyszczególniać:

• Zarobki brutto (Gross pay): pełną kwotę wynagrodzenia przed jakimikolwiek potrąceniami.
• Zarobki netto (Net pay): kwotę „na rękę”, która fizycznie trafia na konto bankowe pracownika.
• Zmienne potrącenia: dokładne kwoty pobranego podatku dochodowego (Income Tax) oraz składek na ubezpieczenie społeczne (National Insurance).
• Stałe potrącenia: inne odciągnięte z pensji kwoty, takie jak składki na firmowy fundusz emerytalny (Workplace Pension), spłata pożyczki studenckiej (Student Loan) czy ewentualne potrącenia z tytułu nakazów sądowych.
• Liczbę przepracowanych godzin: jest to wymóg obowiązkowy, jeżeli wysokość wypłaty zależy bezpośrednio od czasu pracy (np. w przypadku rozliczania się według stawki godzinowej lub wypłacania nadgodzin).

Dodatkowo, nowoczesne oprogramowanie płacowe zazwyczaj umieszcza na payslipie informacje pomocnicze, takie jak aktualny kod podatkowy (Tax Code), numer ubezpieczenia pracownika (NI Number) oraz podsumowanie zarobków i potrąceń od początku danego roku podatkowego (tzw. Year-to-Date / YTD). Poniżej dla zobrazowania przykładowy wydruk payslipa:

Pracodawca powinien dostarczyć payslip pracownikowi najpóźniej w dniu wypłaty.  Niezależnie od wybranej daty, raport FPS (Final Payment Submission) powinien dotrzeć do HMRC przed lub w tym samym dniu, w którym pieniądze są dostępne dla pracownika. Przykładowo, jeśli wypłacasz wynagrodzenie 31/12/2026 to payslip musi zostać wysłany do urzędu najpóźniej do 31/12/2026. Dokument ten może być dostarczony w formie papierowej lub elektronicznej. 

Wystawianie payslipów jest obowiązkiem każdego pracodawcy, niedopełnienie tego obowiązku karane jest grzywną.

Podsumowanie

System PAYE, umożliwia automatyczne pobieranie podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie bezpośrednio z sumy wynagrodzenia dyrektora bądź pracownika, jeszcze przed dokonaniem wypłaty. Obowiązek stosowania PAYE spoczywa na pracodawcy, który prowadzi payroll, czyli cały proces wypłacania wynagrodzeń, potrąceń oraz raportowania do HMRC. Ważnym elementem payrollu są również payslipy, które dokumentują szczegóły każdej wypłaty.

Prawidłowe prowadzenie PAYE i payrollu jest kluczowe, ponieważ wiąże się z obowiązkami prawnymi i podatkowymi, a ich niedopełnienie może skutkować karami finansowymi. Jako biuro księgowe zapewniamy kompleksową obsługę systemu payroll, wsparcie w rozliczeniach PAYE oraz doradztwo w zakresie prawidłowego i optymalnego wystawiania payslipów. 

Jeśli masz jeszcze jakiekolwiek pytania dotyczące tego jak działa brytyjski system płacowy lub jak powinieneś rozliczać się z pracownikami i dyrektorami swojej spółki LTD, napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację.

FAQ