Jakie są podstawowe dokumenty księgowe spółki LTD?
Prowadząc spółkę LTD w Wielkiej Brytanii, jesteś zobowiązany do gromadzenia i przechowywania wielu dokumentów, które obrazują sytuację finansową firmy i jej zgodność z przepisami.
Na początek – faktury sprzedaży i zakupu. To one stanowią podstawę Twoich przychodów oraz kosztów, więc muszą być kompletne i odpowiednio opisane. W praktyce są to faktury wystawiane klientom oraz te, które otrzymujesz od dostawców i kontrahentów. Nie wiesz, jak wystawić fakturę? Przeczytaj nasz artykuł, z którego dowiesz się jak wystawić fakturę na spółkę. Natomiast jeżeli chcesz dowiedzieć się, co może zostać wliczone w koszty spółki kliknij tutaj.
Do tego dochodzą paragony, rachunki i dowody płatności – zarówno za mniejsze wydatki firmowe (np. paliwo, posiłki służbowe), jak i potwierdzenia przelewów czy transakcji kartą. Choć bywają pomijane, stanowią ważne uzupełnienie dokumentacji kosztowej.
Niezbędne są również wyciągi bankowe, które pokazują przepływy środków na firmowym koncie oraz stan finansów na dany moment. Dzięki nim możesz udokumentować np. spłaty zobowiązań czy wpływy od klientów.
Jeśli Twoja spółka jest zarejestrowana do VAT lub podlega podatkowi dochodowemu od osób prawnych, musisz przechowywać wszystkie złożone deklaracje podatkowe, takie jak VAT Return czy deklaracje Corporation Tax.
W przypadku zatrudniania pracowników lub wypłacania wynagrodzenia dyrektorom, do obowiązkowej dokumentacji należy też pełna dokumentacja kadrowa i płacowa. W jej skład wchodzą m.in. zestawienia wynagrodzeń, informacje o podatkach i składkach, formularze P60 czy rozliczenia PAYE.
Które dokumenty spółki musisz przechowywać?
Prowadząc spółkę LTD, masz obowiązek przechowywania pełnej dokumentacji, która potwierdza działalność gospodarczą i jest podstawą do rozliczeń z urzędami.
Przede wszystkim należy archiwizować wszystkie dokumenty, które:
- potwierdzają przychody i koszty firmy – w tym faktury sprzedaży, faktury zakupowe, paragony, rachunki, umowy, raporty z systemów płatniczych (np. terminali, PayPala) oraz potwierdzenia przelewów;
- służą do wyliczenia podatków – zarówno VAT, jak i podatku dochodowego (Corporation Tax); dokumentacja powinna być kompletna i umożliwiać odtworzenie obliczeń;
- mają znaczenie prawne lub formalne – czyli umowy z kontrahentami, uchwały, protokoły ze spotkań zarządu, korespondencja z urzędami czy dokumenty potwierdzające zmiany w strukturze spółki.
Szczególną uwagę należy zwrócić na poprawność faktur sprzedażowych jak i kosztowych. Faktury sprzedażowe powinny zawierać wymagane dane oraz być numerowane w sposób ciągły. W przypadku błędów, korekt lub pomyłek, konieczne jest wystawienie faktur korygujących, które również należy archiwizować razem z oryginałem. Korekty powinny być jasno opisane i powiązane z dokumentem źródłowym, aby uniknąć wątpliwości przy ewentualnej kontroli. W przypadku faktur kosztowych oraz wykrycia błędów małej wagi, istnieje możliwość wystawienia not korygujących.
Jak długo musisz trzymać dokumenty spółki LTD
Większość dokumentów należy przechowywać przez co najmniej 6 lat od końca danego roku obrotowego. Dotyczy to m.in.:
- faktur,
- ewidencji VAT,
- wyciągów bankowych,
- deklaracji podatkowych.
Dokumenty korporacyjne, takie jak rejestry udziałowców czy uchwały, warto zachować przez cały okres istnienia spółki.
Forma przechowywania dokumentacji spółki w UK – elektronicznie czy papierowo?
Dokumenty możesz przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. HMRC akceptuje obie wersje, o ile dokumenty są:
- kompletne i czytelne,
- bezpiecznie archiwizowane,
- dostępne na wypadek kontroli.
W przypadku e-dokumentów ważne jest, by były trwałe i niezmienione. Przechowywanie danych w chmurze (np. przez oprogramowanie księgowe) jest akceptowalne.
Kontrola HMRC – jakie konsekwencje w razie braku dokumentacji?
Brak odpowiedniej dokumentacji w spółce LTD może mieć poważne skutki – szczególnie w przypadku kontroli ze strony HMRC. Do najczęstszych konsekwencji należą:
- kary finansowe,
- zakwestionowanie kosztów uznanych za firmowe,
- oszacowanie podatku przez urząd bez udziału podatnika,
- rozszerzenie zakresu kontroli,
- a w skrajnych przypadkach – postępowanie karne.
Warto wiedzieć, że HMRC stosuje system kar uzależniony od przyczyny błędu. Jeśli wykazane zostanie, że przedsiębiorca działał w dobrej wierze i dołożył należytej staranności przy wypełnianiu deklaracji, kara może w ogóle nie zostać nałożona.
Jeśli jednak urząd uzna, że doszło do błędu z powodu nieostrożności, kara może wynosić od 0% do 30% należnego podatku. W przypadku celowego działania, stawka wzrasta do 20-70%, a jeśli podatnik świadomie próbował ukryć błąd – nawet do 100%.
Dodatkowe informacje na temat kontroli możesz znaleźć tutaj.
Staranna archiwizacja dokumentów spółki LTD to podstawa bezpiecznego prowadzenia działalności. Dzięki uporządkowanej dokumentacji łatwiej rozliczać się z urzędami i uniknąć kar w razie kontroli. Warto zadbać o systematyczne porządkowanie i bezpieczne przechowywanie plików – to prosty sposób na spokój i pewność, że firma działa zgodnie z przepisami.