Brytyjskie firmy świadczące usługi księgowe lub wirtualnego biura, podlegają pod Money Laundering Regulations (nasz certyfikat MLR znajdziesz tutaj). W związku z tym mają one obowiązek przeprowadzenia odpowiednich procesów weryfikacyjnych względem każdego ze swoich klientów. Procesy te nazywane są terminem Customer due diligence.
Jak możemy przeczytać w wytycznych na stronie ICAEW (The Institute of Chartered Accountants in England and Wales):
Customer due diligence measures are a key part of the anti-money laundering requirements. They ensure that businesses know who their clients are, ensure that they do not accept clients unknowingly which are outside their normal risk tolerance, or whose business they will not understand with sufficient clarity to be able to form money laundering suspicions when appropriate.W sekcji 5B tego samego dokumentu określone zostały dwustopniowe lub trzystopniowe procesy weryfikacyjne dla każdego z klientów firm zobowiązanych do przeprowadzenia Customer due diligence.
Proces weryfikacji osoby będącej klientem firmy podlegającej MLR zależy od tego, czy przedstawiciel firmy księgowej miał możliwość osobistego spotkania się z daną osobą. W naszym przypadku, ze względu na to, że cenimy czas naszych klientów i udostępniamy możliwość zdalnego rozliczania się oraz podpisywania umów, zazwyczaj zastosowanie będzie miał dwustopniowy proces weryfikacyjny.
Dlaczego ta weryfikacja ma znaczenie?
Jest to standardowa procedura dla osób działających w obszarach, w których występuje ryzyko potencjalnego “prania brudnych pieniędzy”. Dlatego też mamy do czynienia z Money Laundering Regulations. Każda firma mająca na celu świadczenie usług księgowych, a w szczególności usługi wirtualnego biura ma obowiązek zarejestrowania się do MLR. Co za tym idzie, ma również obowiązek podążania za wytycznymi tego organu.
Jeśli osoby prowadzące spółkę LTD nie zostaną odpowiednio zweryfikowane przez obsługujące je biuro rachunkowe, to zarówno na te osoby, jak i na biuro mogą zostać nałożone kary. Biuro może stracić licencję, a w skrajnych przypadkach mogłoby nawet zostać wszczęte postępowanie sądowe.
26 czerwca 2017 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące MLR. Wcześniej, wymagania dotyczące weryfikacji potencjalnych klientów ze strony firm księgowych były nieco mniej sprecyzowane.
Co powinno składać się na proces weryfikacji?
Dwustopniowy proces obejmuje weryfikację tożsamości każdego dyrektora/udziałowca na podstawie dwóch dokumentów spełniających poniższe kryteria:
- Przynajmniej jeden z dokumentów potwierdza adres zameldowania/zamieszkania danej osoby.
- Przynajmniej jeden z dokumentów jest dokumentem wydanym przez urząd z widocznym na nim zdjęciem danej osoby.
Poniżej przedstawiamy dokumenty, z którymi najczęściej możemy mieć do czynienia podczas weryfikacji dyrektora/udziałowca spółki LTD będącego osobą mieszkającą na co dzień w Polsce.
Lista 1: potwierdzenie tożsamości
- Ważny paszport,
- Ważne prawo jazdy,
- Ważny dowód osobisty.
Lista 2: potwierdzenie adresu
- Orzeczenie sądu,
- Aktualny wyciąg z konta bankowego,
- Aktualny rachunek za media (gaz, prąd, woda, itp.), na którym widnieje imię i nazwisko oraz adres osoby,
- Prawo jazdy i inne dokumenty spośród powyższych, na których widnieje adres z zastrzeżeniem, że ten sam dokument nie może zostać użyty do weryfikacji dwukrotnie. Tak więc, jeśli prawo jazdy zostanie wykorzystane na jednym etapie weryfikacji, nie będzie można wykorzystać go drugi raz.
Jak dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych w SOVA Accounting?
W SOVA Accounting na bieżąco śledzimy zmiany w brytyjskim prawie i regulacjach, którym podlegają nasi klienci. Nasze biuro przeszło już przez kontrolę, w sprawie zachowania odpowiednich standardów w zakresie MLR – przebiegła ona oczywiście pozytywnie.
Kolejny raz potwierdza się to, co pisaliśmy w artykule dotyczącym kontroli skarbowych w UK – tamtejsi urzędnicy wychodzą z założenia, że ich praca polega na tym, by ułatwiać, a nie utrudniać prowadzenie biznesu.
Świadomi ryzyka związanego z wymianą poufnej korespondencji, wdrożyliśmy specjalne procedury bezpieczeństwa przy weryfikowaniu tożsamości nowych klientów. Dla dokumentów weryfikacyjnych udostępniamy specjalny adres mailowy, do którego dostęp mają jedynie wyznaczone do tego osoby z naszego biura. Wszystkie poufne dokumenty zostają usunięte ze skrzynki e-mailowej tuż po otrzymaniu i przenoszone są na specjalnie przeznaczony do tego celu, szyfrowany pendrive.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące procesu weryfikacyjnego albo biuro rachunkowe, z którym współpracowałeś nie poprosiło Cię o okazanie ww. dokumentów bądź nawet nie poinformowało o takiej konieczności, napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację – z chęcią pomożemy!