Asystent Biura

Poszukujemy kolejnej osoby do naszego zespołu na stanowisko Asystenta Biura, której głównym zadaniem będzie wykonywanie różnorodnych zadań jakich przykłady przedstawiamy w dalszej części ogłoszenia.

Pewnie jest to już któreś ogłoszenie z kolei, które przeglądasz. Prawdopodobnie większość z nich jest do siebie bardzo podobna i słabo przedstawiają to, na czym tak realnie będzie polegać Twoja praca. Tym samym wybór, w której firmie będziesz chciał(a) pracować nie jest taki prosty. Aby ułatwić Ci decyzję, czy warto aplikować do naszej firmy, czy też nie będzie to miało sensu w Twoim przypadku, postaramy się przybliżyć Ci najlepiej jak się da, jak będzie wyglądała praca w naszym zespole.  Jakie są nasze wymagania, kim jesteśmy i co możesz zyskać pracując z nami. Na wstępie, poniżej, znajdziesz krótki opis tego jaką osobę chcemy znaleźć na stanowisko Asystenta Biura.

Powinna to być osoba, która ma zdolności organizacyjne i chce odnaleźć miejsce, w którym będzie mogła je bez przeszkód realizować.

Dobrze, aby przyszły Asystent Biura doceniał przyjacielską atmosferę jaka panuje w firmie, oraz sama starała się ją podtrzymywać.

Nie interesuje nas wykształcenie jakie będzie posiadać asystent biura, ponieważ wychodzimy z założenia, że wiedza nabywana na uczelniach jest niepraktyczna i pracując z nami nauczysz się tego co faktycznie przydaje się w praktyce.

Mówimy o uczeniu, ponieważ chcemy dać szansę do stabilnego rozwoju w spokojnym tempie. To znaczy, naszym wsparciem umożliwić aby rola Asystenta Biura zaczynała się od wykonywania najprostszych zadań, a czasem wraz ze wzrostem wiedzy i umiejętności pojawiały się zadania stanowiące coraz to większe wyzwanie.

Chcemy względem Asystenta Biura prezentować poważne podejście, gdyż zdajemy sobie sprawę jak ważną rolę pełni w zespole i w jakim stopniu kluczowe dla funkcjonowania firmy są zadania, którymi się zajmuje.

Inaczej podsumowując – szukamy osoby, która będzie poważnie podchodzić do roli Asystenta Biura. Osoby zadowolonej ze swojej pracy i jednocześnie dającej z siebie wiele aby utrzymać odpowiednią jakość. Za takie podejście chcemy odwdzięczyć się byciem z naszej strony w porządku, szanując potrzeby Asystenta Biura i utrzymując przyjacielską atmosferę.

To skrótowe przedstawienie kogo poszukujemy na stanowisko Asystenta Biura i co w zamian oferujemy. Jeśli masz wrażenie, że spełniasz te wymagania, a jednocześnie nasze podejście trafia do Ciebie, poniżej znajdziesz więcej informacji na temat tej oferty pracy.

Obowiązki

Zapewne bardzo interesuje Cię to, jakie obowiązki wynikałyby z Twojego stanowiska. Przedstawimy Ci je w oparciu o konkretne przykłady zadań jakie w ramach tego stanowiska wykonywane są już teraz, wraz z opisaniem głównych umiejętności potrzebnych do ich wykonania.

Zwróć uwagę, że przedstawione tu zadania są o różnym stopniu trudności. Część z nich był(a)byś w stanie wykonywać już od samego początku. Z kolei do wykonania innych z nich, bardziej wymagających potrzebujesz już odpowiedniego doświadczenia, jakie być może obecnie posiadasz, lub dopiero będziesz miał(a) szansę zdobyć podczas pracy w naszym zespole.

Stanowisko asystenta biura to nie pozycja dla jednej osoby. Zdajemy sobie sprawę, że szerokość zagadnień jest na tyle duża, że wymaga więcej osób do sprawnego funkcjonowania. Tym samym tworzy się sytuacja, gdzie na tym stanowisku mogą jednocześnie być bardziej i mniej doświadczone osoby. Tym bardziej doświadczonym przypadają trudniejsze, bardziej ambitne zadania. Początkujący z kolei mają szanse odnaleźć się przy podstawowych zadaniach, które pozwalają wykształcić odpowiednie umiejętności, tak aby w przyszłości móc podjąć się tych trudniejszych.

Przez to, że na tym stanowisku pracuje kilka osób w naszym zespole, możemy pozwolić sobie, aby dobierać zadania po predyspozycje danej osoby. Jedna może być bardziej sprawna w odnajdowaniu się w kwestiach technologicznych, druga natomiast może lepiej operować językiem pisanym.  Tym samym nie potrzebujesz martwić się, jeśli po przeczytaniu listy przykładowych zadań stwierdzisz przy niektórych, że nie posiadasz odpowiednich predyspozycji lub wypracowanych umiejętności. Istotne abyś wśród wymienionych zadań odnalazł(a) te obszary, w których czujesz się mocny(-na) i stwierdzasz, że możesz się nimi z powodzeniem zająć, dostarczając odpowiednio wysoką jakość.

Poniżej odnajdziesz stałe obszary, którymi zajmują się asystenci biura, oraz przykładowe niestandardowe zadania, wybrane spośród tych, które zostały do tej pory realizowane w naszej firmie w ramach tego stanowiska. Zaczynając od tych prostych, realizowanych na starcie, kończąc na bardziej zaawansowanych, które może otrzymywać osoba, która sprawdzi się już w podstawowych kontekstach. 

 

Obsługa biura

Asystenci dbają o to, aby nasze biuro działało sprawnie. 
W ten zakres, wchodzi szereg czynności typu:
– Zamówienia niezbędnych rzeczy.
– Wydawanie kluczy dla osób z zespołu.
– Umawianie i nadzorowanie serwisu sprzątającego.
– Zadbanie o klientów, którzy przychodzą do biura. 

Z obsługą biura łączą się też okresowo dodatkowe zagadnienia, typu organizacja imprezy firmowej.

 

Korespondencja

Do naszej firmy przychodzi fizyczna korespondencja kierowana do różnych osób.
Asystenci biura mają za zadanie jej odbiór, odpowiednie posegregowanie. Zawiadomienie osób, do których jest kierowana, że przyszła i została w odpowiednim miejscu zostawiona do odebrania. 

 

Email

Klienci piszą do nas w różnych sprawach. Niektóre z naszych skrzynek pocztowych są pod opieką asystentów biura. W zależności od rodzaju emaila, należy odpowiedzieć klientowi albo przekierować sprawę do odpowiedniego działu lub konkretnej osoby. 

 

Połączenia telefoniczne

Klienci mogą się z nami kontaktować telefonicznie pomiędzy 9 a 19. Do działu asystentów biura należy obowiązek, aby zorganizować sprawny odbiór tych połączeń i następujące z nim przekierowanie do odpowiedniego działu. W zależności od tego, czego chce klient potrzeba przekierować go do naszego działu księgowości lub consultingu. Pula czasu na bycie dostępnym pod kątem połączeń od klientów jest rozbita pomiędzy osoby w dziale asystentów biura. Na jedną osobę przypada od kilku do kilkunastu godzin w tygodniu, podczas których potrzebuje być telefonicznie dostępna dla klientów. Niektórzy mogą się obawiać przy tym zadaniu, braku wystarczającej wiedzy z zakresu księgowości. Nie jest to problemem, ponieważ celem nie jest odpowiedź na pytanie klienta, a sprawne przekierowanie go dalej. Tak aby odpowiedź na swoje pytanie uzyskał już od odpowiedniego działu w SOVA. Tym samym zaawansowana specjalistyczna wiedza nie jest wymagana od osoby na stanowisku asystenta biura. 

 

Administracja

Istnieją stałe zadanie, które można przyporządkować do kategorii administracji. Część dotyczy naszych wewnętrznych kwestii, część kwestii naszych klientów. 
Zadania administracyjne charakteryzują się odtwarzaniem określonej, wcześniej wypracowanej procedury. 

Przykładami stałych działań z tego zakresu będzie:

– Przygotowywanie wewnętrznej dokumentacji, na podstawie stałych schematów. 
– Pomoc w rejestracjach firmowych kont bankowych dla naszych klientów. 
– Asystowanie w procesie rejestracji spółek, wedle wypracowanych wewnętrznie procedur. 

 

Zadania niestandardowe w zakresie podstawowym

Czyli przykłady zadań jakie wykonane zostały przez asystentów biura, które można określić jako podstawowe. Nie wymagające dużego doświadczenia. 

 

Zamówienie szyldów z logo do nowego biura. 

Co potrzeba do wykonania tego typu zadania?
– Umiejętności komunikacyjne. Komunikacja z osobami odpowiedzialnymi za grafikę o przygotowanie odpowiednich projektów.
– Zmysł estetyczny. Stwierdzenie jakie szyldy będą prezentowały się odpowiednio do danej przestrzeni.
– Umiejętność researchu. Odnalezienie odpowiednich firm mogących wykonać zlecenie optymalnie balansując czas realizacji, koszt i jakość.


Przemyślenie ilości i dorobienie odpowiedniej liczby kluczy do nowego biura, rozdanie ich i prowadzenie ewidencji. 

Co potrzeba do wykonania tego typu zadania?
– Podstawowe umiejętności researchowe. Sprawdzenie możliwości wykonawców i wybranie tego, którego oferta prezentuje się najkorzystniej.
– Podstawowe umiejętności komunikacyjne. Zakomunikowanie informacji o dostępności kluczy i tego w jakich wypadkach będą danej osobie potrzebne.
– Podstawowe umiejętności organizacyjne. Stworzenie ewidencji. Systematyczne jej prowadzenie.


Stworzenie wzoru maila wysyłanego po umówieniu konsultacji.

Co potrzeba do wykonania tego typu zadania?
– Umiejętność pisania dobrych tekstów.
– Zrozumienie perspektywy drugiej osoby (klienta), czego oczekuje po takim mailu.


Stworzenie przewodnika na start dla nowych osób w zespole

Co potrzeba do wykonania tego typu zadania?
– Refleksja nad swoim procesem wdrożenia do zespołu. Przemyślenie co było istotne, jakich informacji brakowało, a warto aby osoba znała je jak najwcześniej.
– Umiejętność pisania swobodnych tekstów, takich jakie będą łatwo przyswajane przez nowe osoby.

 

Uporządkowanie danych w naszym systemie informatycznym

Co potrzeba do wykonania tego typu zadania?
– Umiejętność sprawnej komunikacji. To konkretne zadanie wymagało kontaktu z różnymi osobami z zespołu i ustalenie informacji dotyczących wpisów przez nich stworzonych.
– Umiejętności organizacyjne. Duża ilość danych, nad którymi trzeba umieć zapanować.

 

Zadania niestandardowe w zakresie ponadpodstawowym

Czyli przykładowe zadania, które wymagają już nieco więcej od osoby, która je wykonuje. Czasami będą wymagały więcej ogólnego doświadczenia, innym razem specjalistycznych umiejętności, lub predyspozycji. Na zadania z tej puli, po pewnym czasie może liczyć osoba, która sprawdzi się odpowiednio dobrze przy zadaniach podstawowych. 


Wybór i konfiguracja oprogramowania do obsługiwania połączeń VoIP

Co potrzeba do wykonania tego typu zadania?
– Ogólne obycie z technologią.
– Zrozumienie jaki efekt chcemy uzyskać, jakie efekty są niedopuszczalne.
– Umiejętność research’u.

 

Stworzenie procedury blokowania wolnych slotów w oprogramowaniu setmore.com

Co potrzeba do wykonania tego typu zadania?
– Umiejętność klarownego przedstawiania poszczególnych kroków danego działania w formie procedury.


Prowadzenie wstępnej rekrutacji

Co potrzeba do wykonania tego typu zadania?

– Umiejętność organizacji pracy. Potrzeba do dbania aby ogłoszenia odświeżały się w odpowiednim czasie.
– Umiejętność komunikacji. Zdobywanie na bieżąco informacji na temat tego jakie pozycje są potrzebne w firmie.
– Umiejętności analityczne. Analizowanie, które ogłoszenia przynoszą najlepsze rezultaty. Dostrzeganie tych, które przynoszą niedostateczne. Informowanie o potrzebie ich udoskonalenia.
– Umiejętności komunikacyjne. Wstępna rozmowa z kandydatami. Rozpoznanie czy spełniają czynniki, które powinny przekierować ich na dalszy etap rozmów.
– Umiejętność formowania myśli. Robienie notatek z kluczowymi kwestiami, tak aby ułatwić dalsze etapy rozmów. 


Weryfikowanie procedur

Co potrzeba do wykonania tego typu zadania?
– Sumienność. Potrafienie dokonywać weryfikacji wedle wcześniej ustalonych rozkładów. Do tego istotne jest aby weryfikacja następowała dokładnie, inaczej istnieje ryzyko, że w systemie pojawi się niezauważony błąd.
– Umiejętność diagnozowania przyczyn. Czyli jeśli okazuje się, że procedura nie działa sprawnie, to istotne jest aby potrafić stwierdzić z jakiego powodu tak się dzieje. To pierwszy, niezbędny krok do naprawy procedury.
– Umiejętność dawania feedbacku. Jeśli procedura nie działa z powodu działań konkretnej osoby potrzebna jest umiejętność takiego przedstawienia jej sytuacji aby konkretna osoba przyjęła to jako pomoc co do wykonywanej przez nią pracy, a nie jako atak na jej kompetencje.


Przemyślenie i stworzenie procesów związanych z nowym biurem. 

Zmieniamy biuro. Jakie to niesie konsekwencje? Co od tego trzeba robić inaczej? Jakie nowe procesy wprowadzić? Jakie stare zmodyfikować? Takie zadanie wymagało od osoby, aby potrafiła dobrze analizować i przewidywać konsekwencje. Zauważyć co uległo zmianie i wprowadzić idące za tym odpowiednie poprawki. 


Znalezienie konsultantów specjalizujących się w konkretnym rodzaju oprogramowania. Przeprowadzenie z nimi rozmów. Wybór, kto z nich najlepiej odpowie na nasze potrzeby.

Potrzebna była tu na starcie umiejętność doprecyzowania informacji. Czyli odpowiedniego dopytania się osoby zlecającej takie zadanie, o szczegóły, które powinny być potrzebne przy wykonaniu takiego zadania. 
W dalszej kolejności kwestia umiejętności wyszukania odpowiednich osób. Jakie są sposoby, aby do nich dotrzeć? Które powinny być najbardziej efektywne? 
Gdy baza z odpowiednimi osobami była już stworzona, pozostała kwestia dokonania wyboru. Tutaj w grę wchodzi umiejętność kalibracji osób. Kto ma odpowiednio dobre kompetencje techniczne? Czy dana osoba przedstawia się jako odpowiedzialna? Na jakim poziomie ma swoje umiejętności komunikacyjne? Czy bylibyśmy zadowoleni z wyboru tej osoby z perspektywy roku? 


Opracowanie procedury zakładania kont bankowych dla spółek zagranicznych.

W tym zadaniu potrzebne było zapoznanie się z procesem i następnie na jego podstawie stworzenie procedury. Potrzebujesz do tego typu zadań umiejętności samodzielnego podchodzenia do niesproceduralizowanych procesów. Aby powstała procedura, ktoś potrzebuje po raz pierwszy przez dany proces przejść bez niej. Wymaga to samodzielnego myślenia i umiejętności rozwiązywania problemów napotykanych na drodze. Do tego umiejętność samego stworzenia procedury, która będzie wystarczająco zrozumiała dla innych. 

 

Przeprowadzenie analizy procesów zachodzących w osobnym dziale

Nic nie działa tak dobrze, aby nie dało się bardziej ulepszyć. To założenie, z którego wychodzimy, powiązane z ideą Kazien. W ramach tego procesu zorganizowany był audyt innego działu. Analiza procesów jakie w nim zachodzą. Rozmowa z osobami zarządzającymi jak i operacyjnymi. Dowiedzenie się o istniejących problemach. Wyciągnięcie refleksji. Stworzenie propozycji planów wdrożenia ulepszeń. Koordynacja ich wdrożenia. 

 

Prowadzenie briefing’ów

Briefingi to szybkie, telefoniczne spotkania, trwające zwykle do 15 minut. Podczas nich sprawdzamy czy rzeczy w danym dziale toczą się w odpowiedni sposób. Omawiane są też wszystkie nagłe kwestie. Przy briefingu konieczna jest osoba, która go prowadzi. Jest to zadanie, które wchodzi w zakres zarządzania. Wymagany jest wachlarz kompetencji z tego zakresu. Szczególnie te związane z umiejętnościami komunikacji. Jak się zachowasz, gdy dwie osoby podczas briefingu, który prowadzisz zaczną się kłócić? Co zrobisz, gdy okaże się, że ktoś nie wykonał swojego zadania? Jak utniesz za długą dygresję, która może spowodować, że zabraknie czasu na niezbędne do omówienia kwestie?
Potrzebujesz potrafić odnajdować się w tego typu sytuacjach, przy tej kategorii zadań.  

Stworzenie planów realizacji nowego projektu w ramach naszej organizacji

Co pewien czas otwieramy nowe projekty w ramach naszej organizacji. Otwieranie nowego projektu to bardzo duże przedsięwzięcie. Wieloetapowe. Należy przeprowadzić rozległy research, aby mieć podstawy do stwierdzenia, czy dany projekt jest warty wdrożenia w życie. Jeśli tak, to należy stworzyć plan jego realizacji. Do nowych projektów podchodzimy najczęściej metodologią lean. Potrzebne jest więc w następnej kolejności skoordynowanie stworzenia minimalnej wersji projektu i wytestowanie tego jak przyjmowany jest przez rynek. Wprowadzanie nowych projektów w życie wymaga ogromnego wachlarza umiejętności. Od reserachu, aby nie marnować czas, na coś, na co da się z góry przewidzieć, że się nie jest opłacalne. Przez komunikacyjne, ponieważ testowanie nowego projektu wymaga współpracy z innymi działami, choćby działem marketingu. Do zarządzania, ponieważ projekt wprowadzony w życie trzeba z czasem przekazać dalej, aby mogły się nim zająć osoby na poziomie operacyjnym. 

 

Podsumowanie

Po przeczytaniu tego fragmentu powinieneś/powinnaś widzieć, że zakres zadań na stanowisku Asystenta Biura jest bardzo szeroki. Tymczasem każdy odnajdzie coś dla siebie. Zarówno Ci, którzy poszukują stabilnych, spokojnych zadań, jak i osoby, które chcą się permanentnie rozwijać i szukać nowych wyzwań. 

Wymagania

Doświadczenie, wykształcenie, wiedza
Nie wymagamy od Ciebie doświadczenia, wykształcenia, ani wiedzy. Uznajemy, że doświadczenie i wiedza to coś co można łatwo zdobyć, z kolei formalne wykształcenie zwykle niewiele daje. To czego łatwo zdobyć nie można, to pewne cechy i predyspozycje. To one będą kluczowym czynnikiem przy naszym wyborze. Opiszemy je poniżej.

Organizacja
Asystent Biura potrzebuje być dobrze zorganizowaną osobą. Bardzo istotne jest aby utrzymywać systematyczność przy cyklicznych zadaniach. Potrafić odnaleźć się przy tym gdy rozpocznie się kilka wątków jednocześnie.

Jak możesz odpowiedzieć samej sobie na pytanie czy jesteś zorganizowaną osobą? Zastanów się nad tym, czy prowadzisz notatki w zakresie istotnych spraw jakie Cię dotyczą? Czy zapisujesz rzeczy jakie masz do zrobienia w postaci listy? Czy zapisujesz w kalendarzu swoje zobowiązania i sprawy do załatwienia?

Odpowiedzialność
Rola Asystenta Biura jest niezbędna do sprawnego funkcjonowania firmy, dlatego też odpowiedzialne podejście do pracy jest tutaj kluczowe. Oznacza ono bycie punktualnym, terminowym, realizowanie tego do czego się zobowiązało.

Jak możesz odpowiedzieć samej sobie na pytanie czy jesteś odpowiedzialną osobą? Czy na większość umówionych spotkań jesteś o czasie, a nawet dla pewności przed? Czy dotrzymałeś(łaś) 3 ostatnie terminy na jakie byłaś umówiony(-a)? Czy zrealizowałeś(łaś) swoje 3 ostatnie zobowiązania?

Stabilność
Interesuje nas osoba, która będzie w naszym zespole na lata. Chcemy na stanowisku Asystenta Biura kogoś, kogo będziemy dobrze znać i do kogo będziemy mieć zaufanie. Włożymy też sporo wysiłku w proces Twojej integracji w zespole, szkolenia i nabywania nowych umiejętności. Tym samym szukamy osoby, którą naturalnie cechuje stabilność.

Po czym poznać, czy jesteś stabilna? Zadaj sobie pytanie, czy są rzeczy, których podjęłaś się już dawno temu i przez lata nadal je wykonujesz. Na przykład nauka języków obcych, stałe hobby, stałe środowisko czy grupa znajomych.

Wielkość

Nasz zespół liczy około 30 osób. Jest to wielkość, która daje z jednej strony poczucie stabilności firmy, a z drugiej zapewnia realny wpływ na to, co dzieje się w firmie. 

Przy tej wielkości, procesy wewnątrz firmy są dopracowane i jasno przedstawiają kto za co odpowiada. Daje to stabilność i poczucie porządku. 

Z drugiej strony przy tej ilości osób w firmie nadal wszyscy się znają. Zapewnia to odpowiednią atmosferę w zespole, która sprzyja przyjemnej i efektywnej pracy. 

Do tego taka wielkość nadal zapewnia bezpośredni kontakt z osobami, które zarządzają firmą. Tym samym daje to możliwość bycia w centrum wydarzeń. Oznacza dowiadywanie się z pierwszej ręki o najważniejszych sprawach dotyczących funkcjonowania firmy i przede wszystkim bycie uwzględnionym w kreowaniu jej przyszłości.  

 

Młodzi ludzie i swobodna atmosfera

Nasz zespół składa się z młodych osób. Wynika to z tego, że nie oceniamy ludzi po doświadczeniu, lecz po predyspozycjach i podejściu. Wiedzy i wykonywania konkretnych zadań zawsze da się nauczyć. Natomiast predyspozycje i podejście trudno jest zmienić.

W wyniku takiego podejścia do naszego zespołu trafiają często młode osoby, które dopiero zdobywają doświadczenie, lecz cechują się wcześniej wymienionymi wartościami. Z perspektywy nowych osób w zespole ma to konkretne plusy. Przypominamy raczej grupę znajomych, niż sztywną korporacyjną strukturę.

 

Nowoczesne podejście do zarządzania

Inspirujemy się nowoczesnymi stylami zarządzania. Opieraja sie one na współpracy, braniu pod uwagę potrzeb indywidualnych osób z zespołu. Tworzeniem płaskiej struktury, gdzie minimalizowana jest biurokracja, a maksymalizowane możliwości wpływu na firmę przez każdą osobę wchodzącą w skład zespołu. 

 

Dodatkowe informacje

Problem przymusowego siedzenia w biurze

Wiele firm wychodzi z założenia, że pracownik cały swój czas pracy musi spędzić w biurze. Najczęściej w wydzielonym dla siebie biurku, przy którym spędza przynajmniej 8 godzin, 5 dni w tygodniu. Może to być męczące i tworzące warunki, które uniemożliwiają efektywną pracę. Firmy przyjmują takie podejście, bo zazwyczaj panuje w nich atmosfera braku zaufania i próba permanentnej kontroli. Istnieje przeświadczenie, że pracownik pracując zdalnie ze swojego domu będzie spędzał czas nieefektywnie, przeglądając Facebook’a albo oglądając filmy na YouTube.

Taka sytuacja z nakazem pracy w biurze jest krzywdząca zarówno dla pracownika jak i firmy. Pracownik jest zdemotywowany, zmęczony, nie jest w stanie się skupić. Ma dość siedzenia ciągle przy tym samym biurku i nie chce mu się przychodzić do pracy. Przekłada się to na złe samopoczucie. Firma z kolei traci na tym, że efektywność jej pracowników jest skrajnie mała. Tym samym często pojawiają się błędy, a praca bardzo wolno posuwa się do przodu.

Znając te problemy postanowiliśmy obrać zupełnie inne podejście do tego tematu w naszym zespole. Dajemy tę możliwość, że większość pracy możesz wykonywać ze swojego domu. Za oknem pada deszcz i masz akuratnie ochotę przygotować dobrą kawę i popracować od siebie z domu na wygodnej sofie – nic nie stoi temu na przeszkodzie. Potem gdy wyjdzie słońce, skończą się godziny szczytu na drogach i będziesz chciał podjechać do biura, spotkać resztę osób z zespołu, dowiedzieć co u nich nowego i wspólnie popracować nad obecnym projektem – droga wolna.

Takie podejście daje wolność, która przekłada się na wyższą efektywność, lepsze samopoczucie, przyjemniejsze podejście do pracy. Aby to podejście było możliwe do wprowadzenia w firmie, nie potrzeba dużo – wystarczy atmosfera wzajemnego zaufania, a jako, że do zespołu wybieramy tylko osoby, które budzą nasze zaufanie – nie ma z tym problemu.

Na początku zdecydowanie przyda Ci się obecność w biurze, bo dzięki temu znacznie szybciej wdrożysz się w życie firmy i swoje obowiązki. Z czasem, gdy po Twojej stronie pojawiać się będzie co raz mniej pytań, a tym samym, co raz mniejsza będzie potrzeba osoby siedzącej obok, która może w czasie bieżącym na te pytania odpowiedzieć, będziesz mógł/mogła zwiększać proporcje swojej pracy zdalnej do stacjonarnej, jeśli taka będzie Ci odpowiadać bardziej. 

Problem sztywnych godzin i czasu pracy

Zazwyczaj wygląda to tak, że firma każe przyjść do biura na określoną godzinę. Na przykład 7:00 rano. Przesiedzieć na miejscu 8 godzin. Czasami zrobić jeszcze nadgodziny i wtedy pozwala iść do domu.

Jest to dla pracowników problematyczne z kilku powodów.

Różne osoby mają naturalne predyspozycje do bycia efektywnymi o różnych porach dnia. I tak niektórym sprzyja wstawanie o 6-tej i poranna praca, inni z kolei wolą przesiadywać nocami. Jeśli nie dostają takiej opcji to zmuszanie do pracy z rana może skończyć się złym samopoczuciem, pracą w atmosferze senności i przełożeniem jej na słabe wyniki. Cierpi i pracownik i firma.

Inną kwestią jest to, że niektóre sprawy załatwić można tylko w godzinach pracy. Jest to mocno problematyczne dla pracownika, często musi kombinować jak wziąć dzień wolnego aby załatwić coś co zabiera godzinę.

Są osoby, które z własnych przyczyn wolą mieć wolny czas w tygodniu, a przenieść część pracy na weekendy. W sztywnym modelu 8-godzinnego dnia pracy od poniedziałku do piątku, zazwyczaj nie będzie to możliwe.

Wszystkie te obszary odznaczają się brakiem elastyczności ze strony firm względem pracowników. Mniejsza elastyczność, to mniejsze zadowolenie z pracy, często też mniejsza efektywność.

W SOVA rozwiązaliśmy tę kwestię w bardzo prosty sposób. Każda osoba samodzielnie wyznacza swój czas pracy. Kiedy się do niej zabiera, ile godzin przepracuje, o której skończy.

Daje to olbrzymią elastyczność. Możesz zacząć pracować rano. Zrobić przerwę w południe, załatwić wszystkie swoje sprawy, po czym wrócić do pracy i skończyć o godzinie gdy uznasz, że jesteś już zmęczony(-na).

Możesz również część pracy przekładać na weekendy, jeśli z jakichś powodów wolisz mieć więcej wolnego w tygodniu.

Nie ma sztywnej liczby godzin, którą każdego miesiąca dokładnie musisz wypracować, dlatego bo finansowo rozliczamy się według ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu. Możemy natomiast przyjąć, że minimalną ilość godzin jakich oczekujemy od osoby w zespole w skali miesiąca to 80, czyli w przybliżeniu pół etatu. Ta minimalna ilość godzin wiąże się z kosztami stałymi utrzymania osoby w zespole, oraz zasobami wkładanymi w szkolenie.

Problem autorytatywnego stylu zarządzania

W Polsce niestety w ogromnej ilości firm wiodącym stylem zarządzania jest autorytatywny i to w bardzo toksycznej wersji. Przedstawiając go obrazowo polega na tym, że:

  • Szef ma zawsze rację (nawet gdy nie ma racji)
  • Trzeba wiedzieć jaki jest humor szefa danego dnia, bo być może dla bezpieczeństwa lepiej go dzisiaj unikać
  • Cokolwiek nie zrobiłeś i tak da się znaleźć w tym skazę. A jeśli się da, to szef ją znajdzie – choćby najmniejszą
  • Jeśli już popełniłeś solidny błąd to lepiej aby nikt się o tym nie dowiedział. Nie można przecież popełniać błędów
  • Powinieneś wszystko potrafić i wszystko wiedzieć (nawet jeśli nikt Cię nie nauczył, ani nie wyjaśnił)
  • Jeśli masz pomysł to szkoda nawet abyś go mówił na głos (Twój głos przecież się nie liczy)
  • Nie możesz być zmęczony i o tym mówić (w słowniku szefa nie ma słowa zmęczony – jest za to leniwy)

Jest to przykre podsumowanie tego jak bardzo często wygląda zarządzanie w polskim wydaniu – niestety dość prawdziwe. Nie trzeba specjalnie tłumaczyć, że tego typu zarządzanie nie sprawia, że przychodzisz do pracy w poniedziałek z radością na twarzy. Przekłada się za to na spore zdemotywowanie, a tym samym obojętność i słabą efektywność. Pracownik cierpi pod kątem jakości swojego życia, firma cierpi pod kątem wyników.

Rozumiejąc ten schemat postanowiliśmy zastosować zupełnie inny model zarządzania opierający się na projektach oraz ich liderach.

  • Lider projektu jest tylko człowiekiem – może się mylić i akceptować to, że inni pokazują mu jego pomyłki
  • Lepsze jest wrogiem dobrego. Znaczy to, że zadań nie masz wykonywać perfekcyjnie, zdecydowanie wystarczy kiedy będą wykonane po prostu dobrze. Zawsze, we wszystkim można znaleźć jakąś skazę i nie chodzi aby wymagać perfekcji
  • Ludzie popełniają błędy, możesz popełniać je również Ty. Dla lidera projektu to nie jest informacja, że coś z Tobą jest nie tak, lecz że on niewystarczająco Cię wyszkolił, nie dobrał odpowiedniego zadania, albo nie wytłumaczył jeszcze jakiegoś konceptu
  • Założenie bazowe jest takie, że nie masz niezbędnej wiedzy oraz umiejętności i do danego rodzaju zadań chcemy Cię przygotować i dopiero po tym oczekiwać wyników
  • Jeśli masz pomysł to podziel się z resztą zespołu. Uznajemy wszystkie pomysły za bardzo wartościowe. Często z takiego, który wydaje się błahy rodzą się wspaniałe rozwiązania
  • Możesz być zmęczony, mieć cięższy okres i o tym otwarcie mówić. To ludzkie i inni to rozumieją.

Założenie naszego podejścia do zarządzania jest proste – warto traktować się “po ludzku”. Tak jakby chciało się być traktowanym wchodząc w buty drugiej osoby. Szanować indywidualność, wykazywać elastycznością, zrozumieniem. Szukać rozwiązań, a nie problemów. Dawać powody do uśmiechu, a nie w drugą stronę.

Te rzeczy wydają się bardzo podstawowe, oczywiste i takimi faktycznie są jeśli tworzy się odpowiednią atmosferę i kulturę zespołu.

Wzajemne wsparcie zamiast podcinania nóg

Są takie miejsca pracy, o których mówi się, że panuje w nich wyścig szczurów. Określenie wzięło się stąd, że szczury potrafią podgryzać sobie nogi w wyścigu po kawałek sera.

Tworzenie takiej atmosfery jest bardzo głupim działaniem. Członkowie zespołu czują się źle, niekomfortowo, a jednocześnie nie wnosi to żadnej korzyści dla firmy.

Najczęściej jest to skutek uboczny tego jakie zasady ustala się w miejscu pracy. Jeśli tworzy się sztuczną rywalizacje i nakręca ją dodatkowymi mechanizmami to niestety pcha to firmę w kierunku ww. wyścigu szczurów.

Nie idziemy w tę stronę. Tworzymy taką atmosferę, która sprawia, że masz ochotę być w porządku względem drugiej osoby, a ona to odwzajemnia. Atmosferę pomocy, podania ręki gdy trzeba, przyjemnego spędzania czasu we wspólnym towarzystwie.

O dobrą atmosferę dbamy też wybierając odpowiednie osoby do zespołu. Przy rekrutacji premiujemy te, które odznaczają się chęcią pomocy i przyjaznym nastawieniem, a unikamy tych, które wykazują się predyspozycjami do nakręcania atmosfery wyścigu szczurów.

 

Uczciwość

Są takie miejsca, gdzie ludzie skupiają się na tym, kto kogo bardziej wykiwa. Gdzie bycie sprytnym oznacza, stworzenie takiego planu, przy którym druga strona nawet nie spostrzeże, że została oszukana. W ten sposób funkcjonuje wiele organizacji. Pracodawcy szukają tylko sposobu jak przyciąć pensję pracownika. Pracownicy jak udawać, że pracują podczas bezczynności. Często też obie strony szukają sposobu jak oszukać i wyzyskać klientów. Pracownicy dla prowizji, pracodawcy dla wyższego dochodu firmy.

Brzydzimy się takim toksycznym środowiskiem. Chcemy bardzo prostych założeń opartych na uczciwości. Stawiamy na to aby osoby na czele zespołów były w porządku wobec współpracowników. Aby firma jako całość była w porządku wobec klientów.

Z drugiej strony oczekujemy, aby współpracownicy byli uczciwi wobec firmy i klientów.

To bardzo proste założenia, ale mające ogromne znaczenie.

 

Stabilność firmy

W 2016. roku w naszym zespole było raptem kilka osób. Nasz zespół niesamowicie urósł od tego czasu. Daje to pewien obraz tempa wzrostu SOVA, a co dodatkowo istotne wzrost jest oparty 100% na naszym własnym kapitale, bez zewnętrznego finansowania.

Piszemy o tym dlatego, abyś wiedział(-a), że współpraca z nami daje dużą stabilność. Jeśli Ty będziesz ze swojej strony w porządku, oraz z drugiej perspektywy - jeśli Tobie będzie podobała się praca w naszym zespole, to możemy nastawiać się na długoletnią współpracę.

Co dalej?

Przeczytałeś(-aś) całość i stwierdziłeś(-aś), że może to być stanowisko pracy odpowiednie dla Ciebie? To, że SOVA wraz ze swoim zespołem jest firmą, w której chciałbyś(-abyś) pracować, a przy tym spełniasz wymagania o jakich napisaliśmy? W takim wypadku pozostaje abyś wysłał(a) do nas swoją aplikację.

Jak ją przygotować:

  • Stwórz CV i zatytułuj je według wzoru: “Imię Nazwisko – CV – Asystent Biura.pdf
  • Wyślij je na maila: zespol@sovaa.pl, tytułując maila według wzoru: “Imię Nazwisko – Asystent Biura”

Jeśli interesuje Cię zwiększenie Twoich szans to stwórz dodatkowo list motywacyjny. Co możesz w nim zamieścić?

  • Co spowodowało, że zdecydowałeś się zaaplikować właśnie na to ogłoszenie;
  • Dlaczego uważasz, że pasujesz do naszego zespołu (może jakieś przykłady z życia?),
  • Co Ci się szczególnie podoba w ogłoszeniu, a co niekoniecznie.

Jeśli zdecydujesz się na dodanie listu motywacyjnego, zatytułuj go według wzoru “Imię Nazwisko – LM – Asystent Biura.pdf”  

Zachęcamy do aplikowania. Nie ma z tym żadnego ryzyka, a nadesłana aplikacja może okazać się początkiem ciekawego doświadczenia w naszym zespole. Dlatego jeśli jesteś zdecydowany, skorzystaj z tego, że rekrutacja jest jeszcze otwarta i weź się za stworzenie aplikacji najlepiej już teraz 🙂