Przedsiębiorcy decydują się na zmianę księgowego odpowiedzialnego za rozliczenia ich spółki LTD zazwyczaj z prostych przyczyn: nie otrzymują dokumentów na czas, ich kontakt z księgowym jest utrudniony, a pytania pozostają nieodpowiedziane.
Niestety, bywa również, że przyczyny takiej decyzji wymagają natychmiastowej reakcji – dotychczasowy księgowy mógł spóźnić się z rozliczeniem lub nawet złożyć rozliczenie niepoprawne w wyniku czego przedsiębiorca stoi przed ryzykiem nałożenia kary od HMRC. Opisaliśmy kilka takich przykładów w artykule o kosztach księgowości w UK.
Niezależnie od tego jaka jest przyczyna Twojej decyzji o zmianie księgowego nasza procedura pozostaje niezmienna. Ze względu na coraz częstsze pytania dotyczące przeniesienia księgowości spółki LTD pod skrzydła SOVA Accounting, napisaliśmy poniższy artykuł przedstawiający naszą procedurę krok po kroku.
Zmiana księgowości spółki LTD – procedura krok po kroku
Na początek, z jakich etapów składa się proces przeniesienia obsługi księgowej spółki LTD?
Ustalenia z doradcą.
Proces przeniesienia obsługi księgowej zawsze rozpoczynamy od konsultacji, w której nasz doradca ustali z Tobą wszystkie kluczowe kwestie konieczne do rozpoczęcia procedury.
Potrzebujemy wiedzieć m.in. ile miesięcy pozostało spółce do rozliczenia w bieżącym roku rozliczeniowym, jaka jest średnia ilość dokumentów, w jakiej branży działa spółka itp.
W oparciu o te informacje nasz doradca przygotuje indywidualną wycenę przeniesienia księgowości Twojej spółki pod naszą opiekę.
Kwestie formalne.
Po ustaleniu podstawowych warunków przeniesienia księgowości spółki potrzebujemy zająć się kwestiami formalnymi, takimi jak omówienie i podpisanie umowy o świadczenie usług księgowych, weryfikacja tożsamości osób zaangażowanych w spółkę zgodnie ze standardami MLR (Money Laundering Regulations), przekazanie odpowiednich dokumentów i danych spółki koniecznych dla świadczenia kompleksowych usług księgowych zgodnie z naszą ofertą.
Start obsługi księgowej.
Standardowo, pierwszym krokiem, na jaki decydują się nasi klienci po przeniesieniu do nas obsługi księgowej swojej spółki LTD, jest zmiana jej adresu. Na ogół bywa to najwygodniejsze rozwiązanie, jednak oczywiście jeśli preferowałbyś pozostać przy dotychczasowym adresie, nie będzie to stanowiło to dla nas najmniejszego problemu.
Następnie, nasi księgowi zajmą się konfiguracją systemu PAYE Twojej spółki, aby wszystkie payslipy, zmiany czy notyfikacje docierały do Ciebie regularnie i terminowo.
Co dokładnie potrzebujesz zrobić, by przenieść księgowość swojej firmy do SOVA Accounting?
Staramy się, aby możliwie najwięcej czynności związanych z procesem przeniesienia obsługi księgowej pozostawić po naszej stronie, tak, by Twojego zaangażowania wymagały jedynie kwestie absolutnie kluczowe. Należy do nich m.in. przekazanie odpowiednich dokumentów i danych spółki.
Jakich danych Twojej spółki będziemy potrzebować?
Podczas procesu przeniesienia księgowości poprosimy Cię o udostępnienie:
- numeru UTR
- numeru PAYE
- Authentication Code
UTR jest konieczny dla bieżącej obsługi księgowej spółki, a w szczególności tworzenia corocznych sprawozdań finansowych, bez numeru PAYE nie moglibyśmy wystawiać dla Twojej spółki payslipów (a Ty nie mógłbyś wypłacać pensji), a Authentication Code wymagany jest do zmiany podstawowych danych w Companies House, jak np. wspomniana wyżej zmiana adresu.
Standardowo wszystkie powyższe kody i numery znajdziesz w dokumentach nadesłanych w formie listownej na adres rejestracyjny spółki w ciągu kilku tygodni od jej założenia.
Co jeśli nie masz dostępu do tych danych?
Jeśli jednak nie masz do nich dostępu lub dotychczasowe biuro rachunkowe nie chce Ci ich udostępnić, możesz wysłać odpowiednie pisma do urzędów z prośbą o ponowne nadesłanie danych w formie listu. Możemy to również zrobić za Ciebie bez dodatkowej opłaty.
Jakich dokumentów Twojej spółki będziemy potrzebować?
Jeśli spółka zakończyła już co najmniej jeden rok obrotowy i składała w przeszłości Tax Return oraz Annual Accounts poprosimy Cię o przekazanie:
- pełne Accounts spółki za poprzedni rok rozliczeniowy
- Company Tax Return za poprzedni rok rozliczeniowy
- Profit and Loss Statement za poprzedni rok rozliczeniowy
- Trial Balance za poprzedni rok rozliczeniowy
- Balance Sheet od początku istnienia spółki
- payslipy
Jeśli spółka rozpoczęła już nowy rok rozliczeniowy i zdecydujesz abyśmy zajęli się jej rozliczeniem za ten okres, poprosimy Cię o dostarczenie następujących dokumentów:
- Faktury przychodowe i kosztowe (dodatkowo, jeśli odbywały się transakcje bez wystawiania faktur, będziemy potrzebować ich podsumowania),
- Wyciągi bankowe z rachunków spółki.
Niestety, z doświadczenia wiemy, że w sytuacjach zmiany księgowości poprzednie biura rachunkowe bywają niechętne do współpracy, co może skutkować opóźnieniem w przekazaniu dokumentów lub zupełnym ich niedostarczeniem. Warto, byś miał to na uwadze.
Oczywiście w takiej sytuacji zrobimy co w naszej mocy, by odtworzyć rzeczywistą sytuację finansową spółki z danego okresu.
Masz jakiekolwiek pytania dotyczące przeniesienia obsługi księgowej spółki LTD czy nawet działalności Self-Employed? Nie masz pewności co do poprawności dotychczasowych rozliczeń swojej firmy i zastanawiasz się co zrobić?
Prawda jest taka, że czasami rozsądniejsze może być zamknięcie firmy rozliczanej niepoprawnie przez lata i rejestracja nowej, by zacząć z czystą kartą. Jednak odpowiedź na pytanie “kiedy warto zamknąć starą spółkę i zarejestrować nową?” nie jest prosta, należy uwzględnić wiele czynników, skorzystać z wiedzy i doświadczenia w księgowości.
Napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację z naszym doradcą. Chętnie pomożemy!
