W tym artykule, kierując się przewodnikami pochodzącymi z brytyjskich rządowych stron postaramy się podsumować usługi jakie powinien dla Twojej spółki LTD (Private Company Limited by Shares) świadczyć księgowy oraz jakie mogą być konsekwencje niedopełnionych przez księgowego obowiązków.
Zobacz: Przeniesienie księgowości spółki LTD – nasza procedura
Oczywiście nie wykluczamy możliwości, w której samodzielnie zajmowałbyś się księgowością swojej spółki, ale z naszego doświadczenia wynika, że przedsiębiorcy prowadzący księgowość własnych spółek LTD samodzielnie i tak ostatecznie decydują się na skorzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego.
Zacznijmy od podsumowania obowiązków dyrektora spółki LTD, które HMRC prezentuje w swoim przewodniku Running a limited company.
Obowiązki dyrektora spółki LTD
Do obowiązków dyrektora spółki LTD należą m.in.:
- keep company records and report changes,
- file your accounts and your Company Tax Return,
- pay Corporation Tax.
Keep company records oznacza m.in.:
- informacje na temat dyrektorów, udziałowców oraz sekretarzy spółki,
- wyniki głosowania przeprowadzonego podczas walnego zgromadzenia wspólników oraz wszelkie podjęte uchwały,
- informacje na temat obligacji spółki,
- informacje na temat odszkodowań spółki,
- transakcje na udziałach spółki,
- pożyczki lub kredyty, za które spółka odpowiada swoim majątkiem,
- rejestr People with Significant Control.
Ponadto, dyrektor zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji księgowej, która obejmuje następujące informacje:
- wszelkie pieniądze jakie wpłynęły do kasy i wypłynęły z kasy spółki,
- szczegóły dotyczące majątku spółki,
- długi zaciągnięte przez spółkę oraz udzielone przez nią pożyczki,
- majątek spółki na koniec roku rozliczeniowego,
- proces inwentaryzacji prowadzący do wyliczenia powyższej kwoty,
- wszelkie dobra kupione i sprzedane,
- dane osób fizycznych lub prawnych od których kupione były oraz którym sprzedano powyższe dobra (chyba, że spółka prowadzi handel detaliczny).
Oprócz tego, dyrektor zobowiązany jest również do prowadzenia wszelkiej dokumentacji związanej z wyliczeniami wykorzystanymi do przygotowania i złożenia Company Tax Return.
W ramach tej dokumentacji wyróżnione zostały:
- wszelkie pieniądze wydane przez firmę, potwierdzone przez m.in. rachunki, książeczki kasowe, zamówienia, dowody dostawy itd.,
- wszelkie pieniądze wydane przez firmę, potwierdzone przez m.in. faktury, umowy, księgi sprzedaży czy jakiekolwiek inne znaczące dokumenty, np. wyciągi bankowe lub korespondencję.
Powyższą dokumentację masz obowiązek zachować przez 6 lat od zakończenia ostatniego roku rozliczeniowego, którego ona dotyczy lub dłużej, jeśli:
- przedstawia ona transakcję, która obejmuje więcej niż jeden okres rozliczeniowy,
- firma dokonała zakupu czegoś, z czego planuje korzystać dłużej niż 6 lat, jak np. sprzęt, czy maszyny,
- spóźniłeś się ze złożeniem Company Tax Return,
- HMRC rozpoczęło proces sprawdzenia zgodności złożonego przez Twoją spółkę Company Tax Return ze stanem faktycznym.
Report changes to kolejny odnośnik prowadzący do strony, na której widnieje informacja na temat zmian, jakie należy zgłaszać do HMRC. Są to sytuacje kiedy:
- zmieniają się dane kontaktowe Twojej firmy, np. Twoje imię, płeć, nazwa lub adres firmy,
- mianujesz w firmie księgowego (HMRC agent) lub doradcę podatkowego.
Musisz poinformować Companies House w ciągu 14 dni jeśli zmieniają się:
- adres, w którym gromadzisz dokumentację spółki wraz z informacją, jakie dokumenty są pod tym adresem zgromadzone,
- dyrektorzy lub ich osobiste dane jak np. adres,
- People with Significant Control (PSC) lub ich osobiste dane,
- sekretarze spółki (mianujesz nowego sekretarza lub kończysz okres pełnienia funkcji aktualnego).
Musisz również poinformować Companies House o emisji udziałów spółki w ciągu miesiąca od momentu jej dokonania.
Company Accounts & Tax Return
File your accounts and your Company Tax Return oznacza, że jako dyrektor odpowiedzialny jesteś za złożenie Company Accounts oraz Tax Return, które Twoja firma może złożyć równolegle, jeśli nie podlega ona audytom. Zwolnione z audytu są firmy spełniające co najmniej dwa z trzech poniższych kryteriów:
- ich roczny obrót nie przekracza 10,2 mln funtów,
- posiadają majątek nieprzekraczający 5,1 mln funtów,
- zatrudniają 50 lub mniejszą liczbę pracowników.
Aby złożyć Company Accounts & Tax Return potrzebujesz przygotować następujące dane:
- szczegóły dotyczące konta online w HMRC,
- CRN, czyli numer rejestracyjny spółki,
- szczegóły dotyczące konta w Companies House.
Company Tax Return to, który należy wypełnić zgodnie z 761-stronicowym Companies Act 2006.
Company Tax Return musisz złożyć do HMRC najpóźniej 12 miesięcy od zakończenia roku rozliczeniowego spółki.
HMRC i Companies House przewidują określone kary dla spółek, które nie dopełnią swoich księgowych obowiązków
Źródło: Company Tax Returns – Penalties for late filing
Pay Corporation Tax oznacza oczywiście konieczność zapłaty CT wyliczonego podczas przygotowania wyżej wspomnianego Tax Return najpóźniej 9 miesięcy i jeden dzień od zakończenia danego roku rozliczeniowego.
Co ciekawe, termin na zapłatę Corporation Tax jest krótszy niż termin na złożenie Company Tax Return.
Wypłacanie pieniędzy ze spółki LTD
Przechodząc na kolejną stronę Taking money out of a limited company, znajdziesz informacje na temat możliwości wypłacania pieniędzy ze spółki LTD, a wśród nich:
- pensje, wydatki oraz benefity,
- dywidendy,
- pożyczki dyrektorskie.
Pensje, wydatki oraz benefity
Każdy z powyższych wydatków należy odpowiednio dokumentować oraz uwzględnić w Company Tax Return.
W pierwszej sekcji, dotyczącej pensji dyrektorskich, pokrycia kosztów i benefitów znajdziesz fragment:
“If you want the company to pay you or anyone else a salary, expenses or benefits, you must register the company as an employer”, co oznacza obowiązek rejestracji spółki do PAYE, jeśli planujesz wypłacać z niej jakiekolwiek pensje dyrektorskie.
Rejestracja w PAYE oznacza również konieczność wystawiania i rozliczania payslipów.
Dywidendy
Dla każdej wypłaconej przez spółkę dywidendy, konieczne jest wydanie kuponu dywidendowego, na którym znajdzie się:
- data,
- nazwa spółki,
- imiona i nazwiska udziałowców, którzy otrzymują dywidendę,
- kwota wypłacona przez dywidendę.
Oprócz zachowania go w dokumentacji spółki, każda z osób otrzymujących dywidendę powinna otrzymać własną kopię kuponu.
Pożyczki dyrektorskie
Pożyczka dyrektorska to każda wypłata pieniędzy ze spółki poczyniona na rzecz dyrektora, która nie stanowi jego pensji lub dywidendy.
Jeśli Twoja spółka udziela pożyczek dyrektorskich, jesteś zobowiązany do prowadzenia ich dokumentacji. Ponadto, pożyczki dyrektorskie podlegają odrębnym, szczegółowym zasadom co do sposobu ich opodatkowania.
Confirmation Statement (annual return)
Każda spółka LTD zobowiązana jest do złożenia Confirmation statement (annual return), w ramach którego powinieneś przygotować:
- szczegóły dotyczące adresu rejestracyjnego,
- dane dyrektorów, sekretarzy,
- adres, pod którym gromadzona jest dokumentacja spółki,
- zestawienie kapitału oraz dane udziałowców, jeśli Twoja spółka posiada udziały (w Wielkiej Brytanii istnieje alternatywa dla tradycyjnej spółki LTD, czyli Private Company Limited by Shares, a mianowicie Private Company Limited by Guarantee, w której odpowiedzialność wspólników nie jest ograniczona ilością udziałów a gwarancją),
- Twój kod SIC (brytyjski odpowiednik PKD),
- rejestr People with Significant Control (PSC).
Jak złożyć Confirmation Statement?
Aby złożyć Confirmation Statement przez Internet, powinieneś zalogować się do profilu spółki w Companies House i postępować według zamieszczonych tam instrukcji oraz uiścić odpowiednią opłatę urzędową. Możesz również złożyć Confirmation Statement pocztą korzystając z udostępnionego szablonu.
Jeśli potrzebowałbyś poinformować Companies House o jakichkolwiek zmianach w spółce dotyczących na przykład
- zestawienia kapitału,
- danych udziałowców,
- kodów SIC
możesz zrobić to równolegle podczas składania Confirmation Statement.
Nie możesz jednak wykorzystać Confirmation Statement do poinformowania Companies House o zmianach dotyczących:
- dyrektorów lub sekretarzy spółki,
- adresu rejestracyjnego,
- adresu, pod którym gromadzona jest dokumentacja spółki,
- People with Significant Control.
O powyższych zmianach należy powiadomić Companies House zgodnie z odrębną procedurą.
Companies House poinformuje Cię przez e-mail lub listownie (przesyłając korespondencję na adres rejestracyjny spółki) kiedy będzie ona zobowiązana do złożenia Confirmation Statement. Zazwyczaj będzie to rok od momentu:
- inkorporacji Twojej spółki,
- złożenia ostatniego Annual Return lub Confirmation Statement (Twoja spółka, jeśli nie spełnia dwóch z wyżej wspomnianych wymogów składa je równolegle).
Na złożenie Confirmation Statement masz dodatkowe 14 dni od wyżej wymienionych dat.
Jakie mogą być konsekwencje niezłożenia Confirmation Statement?
Według brytyjskiego prawa, niezłożenie Confirmation Statement (tak samo jak annual returns czy annual accounts) stanowi przestępstwo, za które do odpowiedzialności mogą zostać pociągnięci dyrektorzy spółki. Wszelkie postępowania karne wynikające z niezłożenia powyższych dokumentów będą rozpatrywane niezależnie od postępowania związanego z niezapłaceniem kary nałożonej na spółkę w wyniku opóźnienia w złożeniu Company Accounts.
Nie przewiduje się kary pieniężnej za spóźnione złożenie Confirmation Statement, aczkolwiek może ono poskutkować wykreśleniem spółki z rejestru.
Jakie są obowiązki brytyjskiego biura rachunkowego?
Wiele brytyjskich biur rachunkowych, oferuje dyrektorom spółek LTD wsparcie w ramach wypełnienia każdego z powyższych obowiązków.
Wiele z nich oferuje również tylko część z tych usług, nie ustalając z klientem pełnego ich zakresu i nie informując o podstawowych obowiązkach wynikających z brytyjskiego prawa.
Koszty księgowości w UK
Sprawdziliśmy oferty kilkudziesięciu polskojęzycznych biur rachunkowych i samodzielnych księgowych działających na terenie Wielkiej Brytanii. Koszty pakietów określanych mianem kompleksowych usług księgowych dla spółek LTD są bardzo różne.
Miesięczny koszt księgowości dla brytyjskiej spółki LTD w SOVA Accounting to od 115 GBP netto.
Dlaczego dobrze prowadzona księgowość kosztuje?
Z perspektywy przedsiębiorcy, księgowość działa dobrze jeśli się o niej na co dzień nie myśli. Jeśli nie ma problemów, jeśli przedsiębiorca może skreślić księgowość z listy tych rzeczy, które w biznesie trzeba nieustannie kontrolować.
Jeśli mielibyśmy wskazać jeden powód, który ma największy wpływ na koszty księgowości, byłby nim czas.
Czas poświęcony na rozliczenie spółki, na utrzymanie sprawnej komunikacji z klientem i, z czego wiele osób nie zdaje sobie sprawy, czas poświęcony na śledzenie zmian w prawie księgowym, ustawach o rachunkowości, nowelizacjach, interpretacjach i decyzjach urzędów.
Dobry księgowy musi być świadomy tego jakie jest ostatnie stanowisko urzędu w każdej księgowej kwestii, która może dotyczyć jego klientów. Musi wiedzieć gdzie szukać najbardziej aktualnych informacji i jeśli sam nie może podjąć odpowiedniej decyzji, zasięgnąć porady u osób bardziej kompetentnych, ekspertów w danej dziedzinie.
Przykłady źle prowadzonej księgowości
Spóźnione sprawozdanie, brak przekazania informacji
Sprawozdanie finansowe (Company Accounts) jednego z naszych klientów złożone zostało ze znacznym opóźnieniem, co więcej fakt ten był przed nim ukrywany, a wyszedł na jaw dopiero w momencie, kiedy z klientem skontaktowała się firma windykacyjna w imieniu HMRC.
Co więcej, spółka klienta została zarejestrowana w systemie PAYE, aczkolwiek sam klient nigdy nie uzyskał danych wykorzystanych przy rejestracji, przez co sam nie może zalogować się do portalu i dokonać jakichkolwiek czynności w związku z rozliczeniem pracowników.
Ponadto, klient nie otrzymał od swojego poprzedniego księgowego Authentication Code – kodu, który pozwala na zalogowanie się do portalu Companies House, bez którego niemożliwe jest dokonanie jakichkolwiek zmian w danych spółki.
Biuro niejednokrotnie otrzymało prośby o udostępnienie tych danych, ale za każdym razem wysłane prośby obiły się bez echa, choć księgowy zdaje się aktywnie prowadzić działalność, co widać po wpisach w portalach społecznościowych.
Nieznajomość brytyjskiego prawa i zasad rachunkowości
Były księgowy jednego z naszych klientów pozwalał na zaliczanie do kosztów spółki wszelkich możliwych wydatków poczynionych przez dyrektorów – kosztów ubrań, obiadów, wycieczek, z których żadne nie miały przełożenia na jakiekolwiek cele biznesowe firmy, a jedynie zaspokojenie osobistych potrzeb dyrektora.
Koszty za inne usługi, nie poświadczone wyciągiem z karty dyrektora liczone były ryczałtowo, jak np. 1 000 GBP miesięcznych kosztów przeznaczonych na marketing. Takie wydatki nie zostały nawet nigdy poczynione, nie było na ich potwierdzenie żadnej faktury, a jednak księgowy radził klientowi wprowadzenie ich do rozliczenia i zdawał się je księgować.
W ostatnim sprawozdaniu, księgowy wykazał na koncie bankowym klienta ujemny bilans przekraczający 20 000 GBP, co było zupełnie niezgodne ze stanem faktycznym jak i samymi zasadami rachunkowości.
Skopiowane sprawozdanie i niewystawiane payslipy
Jeden z naszych klientów prowadził firmę w Wielkiej Brytanii od lat. Zarówno w formie Self-Employed jak i spółki LTD. Trafił do nas w wieku zbliżającym się do progu brytyjskiej emerytury.
Okazało się, że jego poprzednie biuro rachunkowe, nie wystawiało dla niego payslipów i nie wykonywało żadnych innych czynności w systemie PAYE, choć w ofercie było to wyraźnie zaznaczone jako jeden z obowiązków firmy. Z tego powodu, klient stracił prawo do brytyjskiej emerytury.
Co więcej, sprawozdanie finansowe klienta za ostatni rok rozliczeniowy pod “opieką” poprzedniego biura nie zostało przygotowane w oparciu o rzeczywistą aktywność finansową spółki. Zostało ono skopiowane bezpośrednio ze sprawozdania złożonego w poprzednim roku i taki dokument, biuro planowało złożyć do HMRC, co na szczęście udało nam się powstrzymać.
Faktury w jednej walucie
Księgowa jednego z naszych klientów nie pozwoliła mu na wystawianie faktur w innej walucie niż GBP, utrzymując, że brytyjska spółka musi operować tylko i wyłącznie brytyjską walutą.
Klient świadczył jednak usługi dla firm w Polsce, miał konto w PLN i chciał przyjmować na nie płatności. Co więc zasugerowała księgowa?
Wystawianie faktur z fikcyjnym przeliczeniem 1 PLN = 1 GBP
Tego wątku nie musimy już dalej rozwijać.