Jest kilka wymagań, które podróż musi spełnić, aby mogła zostać uznana za podróż biznesową/delegację i być opłacona przez spółkę LTD:
- kraj, do którego wyjeżdża dyrektor lub pracownik nie jest krajem jego stałego zamieszkania ani krajem siedziby spółki (w przypadku LTD – Wielka Brytania),
- wyjazd zorganizowany jest w celach biznesowych – nie dla osobistych korzyści dyrektora,
- delegacja jest tymczasowa i trwa nie dłużej niż 24 miesiące.
Delegacja może więc trwać kilka godzin, dzień, a nawet 2 lata.
Jakie koszty mogą zostać uznane za koszty delegacji?
- Koszty transportu,
- koszty zakwaterowania,
- inne koszty związane z wykonywaniem pracy.
Jeśli do celów podróży biznesowych korzystasz z własnego samochodu, motoru lub roweru, koszty takiego przejazdu mogą zostać pokryte przez spółkę LTD:.
- w przypadku samochodu, 45 pensów na milę przez pierwsze 10 000 mil przejechanych w celach biznesowych i 25 pensów za każdą milę powyżej 10 000,
- w przypadku motoru, 24 pensy za każdą przejechaną w celach biznesowych milę,
- w przypadku roweru, 20 pensów za każdą przejechaną milę.
Ponadto, jeśli wieziesz ze sobą współpracownika przysługuje Ci dodatkowe 5 pensów od mili.
HMRC udostępniło również maksymalne stawki ryczałtowe, które można uznać za koszty podróży lub utrzymania
Co oznaczają poszczególne sformułowania?
- 5 hour rate (koszt utrzymania podczas podróży trwającej co najmniej 5 godzin),
- 10 hour rate (koszt utrzymania podczas podróży trwającej co najmniej 10 godzin),
- 24 hour rate + room rate (koszt utrzymania podczas podróży trwającej co najmniej 24 godziny).
Takie maksymalne kwoty firma może przekazać pracownikowi bez dodatkowego opodatkowania, czy też paragonów za posiłki lub zakwaterowanie.
Składki te są przykładowe i realne koszty delegacji mogą się od nich różnić. Więcej na ten temat możesz przeczytać na stronie brytyjskiego rządu.
Ważne jednak by wszelkie wydatki nieokreślone przez HMRC w powyższym dokumencie, potwierdzone były paragonem z datą ich poniesienia, dla bezpieczeństwa w przypadku kontroli.
Delegacje – co zgłaszać na P11D?
Wydatki, które ponosi pracodawca należy wykazać na formularzu P11D, chyba, że są objęte zwolnieniem. Standardowe zwolnienia z podróży są wykazane w sekcjach od 337 do 340 ITEPA 2003, zaś specjalne zasady podatkowe mogą zostać zastosowane wyłącznie odnosząc się indywidualnie do wskazanej osoby.
Pracodawca zwracający lub opłacający pracownikowi koszty podróży lub bezpośrednio opłacający podróż pracownika (o ile nie podlega ona zwolnieniu) powinien:
- zgłosić szczegóły płatności na formularzu P11D do 6 lipca po zakończeniu roku podatkowego
- przekazać pracownikowi dane lub kopię raportu P11D także do 6 lipca po zakończeniu roku podatkowego
- przekazać pracownikowi szczegółowe informacje na odcinkach wypłaty, oświadczeniu lub piśmie, jeśli pracodawca jest zarejestrowany do świadczeń płacowych
- zgłosić szczegóły składek na ubezpieczenie społeczne klasy 1A na formularzu P11D(b)
Co musi być zgłaszane?
Pracodawcy muszą zgłosić w P11D lub FPS m.in.:
- pełną kwotę wszelkich płatności gotówkowych dokonanych bezpośrednio na rzecz pracowników w celu pokrycia kosztów podróży
- koszty wszelkich biletów podróżnych, zakwaterowania, posiłków i innych udogodnień podróżnych zakupionych przez pracodawcę i wykorzystywanych przez pracowników
- ekwiwalent pieniężny wszelkich wewnętrznych środków zapewniających pracownikom transport, zakwaterowanie, posiłki lub inne udogodnienia związane z podróżą
- ekwiwalent pieniężny za wszelkie udogodnienia związane z podróżą, które pracodawca zapewnia przez stronę trzecią
Chciałbyś dowiedzieć się więcej o praktycznych zastosowaniach spółki LTD i brytyjskich przepisów? Zastanawiasz się czy Twoja działalność może być zarejestrowana w takiej formie, a zbliżająca się podróż wliczona w koszty firmy? Napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację.