Jest kilka wymagań, które podróż musi spełnić, aby mogła zostać uznana za podróż biznesową/delegację i być opłacona przez spółkę LTD:
- kraj, do którego wyjeżdża dyrektor lub pracownik nie jest krajem jego stałego zamieszkania (ani Wielką Brytanią),
- wyjazd zorganizowany jest w celach biznesowych – nie dla osobistych korzyści dyrektora,
- delegacja jest tymczasowa i trwa nie dłużej niż 24 miesiące.
Delegacja może więc trwać kilka godzin, dzień, a nawet 2 lata.
Jakie koszty mogą zostać uznane za koszty delegacji?
- Koszty transportu,
- koszty zakwaterowania,
- koszty wyżywienia,
- inne koszty związane z wykonywaniem pracy.
Jeśli do celów podróży biznesowych korzystasz z własnego samochodu, motoru lub roweru, koszty takiego przejazdu mogą zostać pokryte przez spółkę LTD:.
- w przypadku samochodu, 45 pensów na milę przez pierwsze 10 000 mil przejechanych w celach biznesowych i 25 pensów za każdą milę powyżej 10 000,
- w przypadku motoru, 25 pensów za każdą przejechaną w celach biznesowych milę,
- w przypadku roweru, 20 pensów za każdą przejechaną milę.
Ponadto, jeśli wieziesz ze sobą współpracownika przysługuje Ci dodatkowe 5 pensów od mili.
HMRC udostępniło również maksymalne stawki ryczałtowe, które można uznać za koszty podróży lub utrzymania.
Co oznaczają poszczególne sformułowania?
- 5 hour rate (koszt pojedynczego posiłku podczas podróży trwającej co najmniej 5 godzin),
- 10 hour rate (koszt posiłku lub posiłków podczas podróży trwającej co najmniej 10 godzin),
- 24 hour rate + room rate (koszt posiłków i utrzymania w podróży trwającej co najmniej 24 godziny).
Inne koszty:
- room rate,
- breakfast,
- lunch,
- dinner,
- drinks,
- hotel to office,
- total residual,
- other.
Takie maksymalne kwoty firma może przekazać pracownikowi bez dodatkowego opodatkowania, czy też paragonów za posiłki lub zakwaterowanie.
Składki te są przykładowe i realne koszty delegacji mogą się od nich różnić. Więcej na ten temat możesz przeczytać na stronie brytyjskiego rządu.
Ważne jednak by wszelkie wydatki nieokreślone przez HMRC w powyższym dokumencie, potwierdzone były paragonem z datą ich poniesienia, dla bezpieczeństwa w przypadku kontroli.
Wydatki spółki pokrywające podróż biznesową dyrektora nie są jego prywatnym dochodem, dlatego też nie będą wykazywane w formularzu P11D. Tym samym nie zostaną naliczone od nich podatki ani składki na ubezpieczenie.
Chciałbyś dowiedzieć się więcej o praktycznych zastosowaniach spółki LTD i brytyjskich przepisów? Zastanawiasz się czy Twoja działalność może być zarejestrowana w takiej formie, a zbliżająca się podróż wliczona w koszty firmy? Napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację.
