Wprowadzenie do PAYE
Według prawa obowiązującego w Wielkiej Brytanii, będąc pracodawcą jesteś zobowiązany do prowadzenia okresowych oraz rocznych rozrachunków z pracownikami za pomocą systemu wypłat, który w Wielkiej Brytanii nosi nazwę Payroll. Zasady przeprowadzania danych rozliczeń są oparte o brytyjski system płacowy PAYE (Pay As You Earn – płatność przy wypłacie).
PAYE jest systemem, który urząd skarbowy w Wielkiej Brytanii, HMRC, stosuje aby ściągnąć podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie bezpośrednio z każdej wypłaty pracownika. Dzięki niemu, pracodawca odciąga należny podatek od wypłaty lub emerytury pracowniczej przed wypłaceniem wypłaty. Warto dodać, że wypłaty zasiłku chorobowego oraz stawek za urlop macierzyński również są w ten sposób rozpatrywane.
Nie musisz jednak rejestrować się w PAYE jeżeli żaden z Twoich pracowników nie zarabia więcej niż 113£ tygodniowo, nie dostaje emerytury lub nie ma innego źródła utrzymania.
Raportowanie i dokonywanie płatności na rzecz HMRC
Po uruchomieniu wypłat w Payroll będziesz zobowiązany do raportowania wynagrodzeń Twoich pracowników HMRC w czasie poprzedzającym dzień płatności lub w tym samym dniu. Oprogramowanie samodzielnie określi wysokość podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne, dzięki czemu zawsze będziesz wiedział ile masz zapłacić. Zazwyczaj płatności następują co miesiąc. Jeżeli jednak jesteś małym przedsiębiorcą i spodziewasz się, że wysokość opłat będzie niższa niż 1 500 £ miesięcznie – możesz skontaktować się z HMRC i wnieść wniosek o ustalenie wygodniejszych, przykładowo kwartalnych wpłat.
Dodatkowo, każda zmiana kadrowa w Twojej firmie (zatrudnienie nowego pracownika, przejście obecnego na emeryturę) również musi być raportowana HMRC. Należy też przygotowywać roczne sprawozdania, w których uwzględnia się wszystkie dodatkowe koszty i benefity.
Uruchomienie Payroll
Z oprogramowania systemu płacowego PAYE możesz korzystać samodzielnie bądź przekazać jego obsługę do biura rachunkowego. Niezależnie jednak od wybranego wariantu jesteś zobowiązany do gromadzenia i ewidencjonowania szczegółów płatności dla pracowników, a w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości z tytułu niedopełnienia obowiązków związanych z PAYE, Ty jako pracodawca ponosisz za nie odpowiedzialność.
Twoim obowiązkiem jest zbieranie i przechowywanie dokumentów dotyczących m.in.:
- wypłat dla pracowników oraz dokonanych z nich potrąceń
- raportów i płatności dokonywanych na rzecz HMRC
- kosztów lub benefitów podlegających opodatkowaniu
- urlopów pracowniczych oraz nieobecności spowodowanych chorobą
Dokumenty należy przechowywać przez okres 3 lat od zakończenia roku podatkowego, którego dotyczą. HMRC może dokonać ich kontroli w dowolnym momencie, w celu sprawdzenia czy płacisz prawidłowe kwoty podatków. Za nieścisłości oraz braki w dokumentacji może nałożyć karę do 3000 £.
W momencie rejestracji jako pracodawca w HMRC otrzymasz login do systemu PAYE Online. Jeżeli jednak korzystanie z komputera jest dla Ciebie kłopotliwe i nie chcesz bądź nie możesz rozliczać się z HMRC drogą elektroniczną, masz możliwość ubiegania się o zwolnienie z obowiązku raportowania online. Wówczas będziesz zobowiązany do czynienia tego w formie pisemnej.
Payslipy
Analizując system płacowy w Wielkiej Brytanii nie sposób nie wspomnieć o Payslipach, czyli odcinkach płacowych zawierających rozliczenie wypłaty. Dany odcinek płacowy zawiera informacje o kwocie wynagrodzenia brutto oraz netto a także sumie zapłaconych podatków oraz składek ubezpieczeniowych. Payslipy obowiązują w UK oraz Irlandii i są otrzymywane każdorazowo przez pracowników przy wypłacie pensji.
Wystawianie payslipów jest obowiązkiem każdego pracodawcy, niedopełnienie tego obowiązku karane jest grzywną.
Jeśli masz jeszcze jakiekolwiek pytania dotyczące tego jak działa brytyjski system płacowy lub jak powinieneś rozliczać się z pracownikami i dyrektorami swojej spółki LTD, napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację:
