add_filter( 'wpforms_frontend_missing_assets_error_js_disable', '__return_true');

Board Meeting i General Meeting w spółce LTD

Jak powinno wyglądać i przebiegać spotkanie dyrektorów i udziałowców w spółce LTD? W poniższym artykule wyjaśniamy wszystkie najważniejsze kwestie związane z tym tematem.

Ten tekst przeczytasz w 3 minuty. Chciałbyś poruszyć ten lub inny temat z jednym z naszych ekspertów? Umów się na bezpłatną konsultację lub napisz do nas!

Czym jest Board Meeting?

Board Meeting to inaczej zebranie zarządu, czyli spotkanie, w którym uczestniczą dyrektorzy spółki LTD. Możesz spotkać się także z nazwami Board of Directors’ Meeting lub Directors’ Meeting, jednak wszystkie oznaczają to samo. Podczas danego spotkania dyrektorzy podejmują kluczowe decyzje dotyczące dalszego funkcjonowania działalności. Board Meeting powinien zostać przeprowadzony na terenie UK, co musi zostać udokumentowane. Nie ma jednak znaczenia w jakim miejscu czy też mieście – może to być przykładowo restauracja lub kawiarnia.

W przypadku gdy Twoja spółka została zarejestrowana przy pomocy Model Articles of Association, czyli standardowego statutu spółki LTD, zamieszonego na stronie Companies House, organizowanie Board Meeting nie jest obowiązkowe. Jeżeli jednak jesteś przedsiębiorcą mieszkającym w Polsce organizacja zebrania zarządu jest doskonałą okazją do wizyty w UK. Ta z kolei może stać się twardym argumentem potwierdzającym rezydencję Twojej spółki w przypadku wszelkich sporów z Polskim Urzędem Skarbowym. Optymalnie Board Meeting powinieneś zorganizować raz na rok obrotowy spółki.

Pierwsze zebranie zarządu w spółce LTD

Pierwsze posiedzenie zarządu w spółce LTD, powinno odbyć się jak najszybciej od momentu rejestracji, nawet jeżeli jesteś jej jedynym dyrektorem. Celem takiego spotkania jest określenie sposobu zarządzania przedsiębiorstwem i umożliwienie dyrektorom zapoznania się ze statutem spółki.

Pojawia się wówczas możliwość do przedstawienia sugestii, zgłaszania wątpliwości, potwierdzania strategii, rozważenia różnych opcji zarządzania, potwierdzania wymogów dotyczących sprawozdawczości i składania aktów prawnych, a także omówienia stanu finansów i wymogów księgowych firmy.

Jak powinno wyglądać Board Meeting?

Nie ma ścisłych wymagań dotyczących przebiegu Board Meeting. Głównym przepisem, który reguluje tę kwestię jest sekcja 248 w Companies Act 2006. Wynika z niej, że gdy zebranie zarządu dobiegnie końca, powinno ono zostać udokumentowane na protokołach z obrad, tzw. minutes of board meeting i przechowywane przez okres 10 lat:

Minutes of directors’ meetings
(1) Every company must cause minutes of all proceedings at meetings of its directors to be recorded.
(2) The records must be kept for at least ten years from the date of the meeting.

Dodatkowo, kwestie związane ze spotkaniami zarządu reguluje Articles of Association (statut spółki). Wszelkie szczegóły dotyczące sposobów podejmowania decyzji przez dyrektorów znajdziesz w sekcji Decision-making by directors.

Co powinien zawierać Board Meeting Minute?

W protokołach z posiedzeń dyrektorów należy uwzględnić następujące szczegóły:

  • datę, godzinę oraz miejsce spotkania
  • nazwiska wszystkich obecnych dyrektorów oraz tych, którzy nie mogli uczestniczyć w zebraniu
  • nazwiska i role każdego innego uczestnika
  • dane przewodniczącego obrad
  • porządek obrad
  • omawiane sprawy oraz decyzje każdego dyrektora

Co istotne, każdy z uczestników posiedzenia zarządu powinien otrzymać kopię protokołu. Dodatkowo, jeżeli akcjonariusze lub poręczyciele Twojej spółki zechcą mieć wgląd do jego treści, masz obowiązek im go przedstawić.

Nawet jeżeli jesteś jedynym dyrektorem w swojej spółce LTD i w praktyce jedynym uczestnikiem Board Meeting, nadal obowiązuje Cię obowiązek sporządzenia protokołu na wyżej podanych zasadach.

General Meeting w spółce LTD

General Meeting w Wielkiej Brytanii oznacza zebranie udziałowców (shareholders), w Polsce często określane mianem zgromadzenia wspólników. Wyróżniamy dwa typy General Meeting:

  • Annual General Meeting, czyli coroczne zebranie udziałowców
  • Extraordinary General Meeting, czyli każde dodatkowe spotkanie dla udziałowców, zwołane poza standardowym Annual General Meeting

Brytyjskie prawo dość ściśle reguluje kwestie związane z przeprowadzaniem zebrań udziałowców. Przede wszystkim w zakresie wyprzedzenia z jakim shareholders powinni zostać powiadomieni o spotkaniu. Według sekcji 307 Companies Act jest to minimum 14 dni przed jego datą. Jeżeli jednak większość udziałowców, których głosy stanowią przynajmniej 90% ogółu tak zadecyduje, General Meeting może odbyć się wcześniej niż z 14 dniowym uprzedzeniem.

Według sekcji 318 Companies Act w przypadku gdy Twoja spółka LTD ma tylko jednego udziałowca, aby General Meeting mogło się odbyć wymagana jest jego obecność. Jeżeli natomiast jest to więcej niż jeden udziałowiec, wówczas potrzebna jest obecność minimum dwóch z nich. Podobnie jak w przypadku Board Meeting należy sporządzić protokół przebiegu zebrania, tzw. General Meeting Minute.

Prawo udziałowców do przedstawiania wniosków

Kwestię praw udziałowców do prezentowania własnych wniosków podczas General Meeting regulują sekcje 314- 317 Companies Act. Według zapisów w nich zawartych jeżeli dany udziałowiec posiada przynajmniej 5% praw do głosów i złoży prośbę o przedstawienie swojego wniosku, spółka ma obowiązek przekierować go do wszystkich udziałowców mających prawo przybycia na General Meeting. Wniosek nie może być jednak dłuższy niż 1000 słów. Dana czynność powinna zostać dokonana w możliwie najszybszym terminie, a za wypełnienie tego obowiązku odpowiadają dyrektorzy spółki.

Zasady głosowania w ramach General Meeting

Aby zebranie udziałowców mogło przebiegać w sposób sprawny, na samym początku należy wybrać Chairman of Meeting, czyli osobę, która będzie przewodniczyła spotkaniu. Wybór powinien zostać dokonany przez głosowanie, a jego przebieg określa sekcja 319 Companies Act.

Przebieg głosowań w trakcie General Meeting reguluje sekcja 320 Companies Act. Według zapisów w niej zawartych głosowanie może odbyć się poprzez podnoszenie rąk za i przeciw tzw. on a show of hands lub za pomocą głosowania pisemnego – on a poll. W przypadku głosowania on show of hands jednej osobie przysługuje jeden głos. Natomiast podczas głosowania pisemnego dla końcowego wyniku istotne jest to ile praw do głosu posiada konkretna osoba. Obowiązkiem przewodniczącego obrad jest umieszczenie w protokole z zebrania informacji o tym, ile głosów było za, a ile przeciw przy konkretnym głosowaniu.

5/5 - (14 votes)
Zniesienie limitu składek ZUS – konsekwencje, rozwiązania

Zniesienie limitu składek ZUS – konsekwencje, rozwiązania

W dzisiejszym artykule przeanalizujemy potencjalne konsekwencje gospodarcze wynikające z ostatnio uchwalonej przez polski Sejm ustawy dotyczącej zniesienia górnego limitu składek...
Read More
Skąd tyle polskich firm w Anglii?

Skąd tyle polskich firm w Anglii?

"Na szczególną uwagę zasługuje rynek brytyjski, który cieszy się dużą popularnością wśród mieszkańców naszego kraju, czego dowodzą dane opublikowane przez...
Read More
Kto może założyć firmę w Anglii?

Kto może założyć firmę w Anglii?

Kim są i skąd pochodzą dyrektorzy brytyjskich spółek LTD? Kto może założyć firmę w Anglii?
Read More
Koszty delegacji pracownika lub dyrektora spółki LTD

Koszty delegacji pracownika lub dyrektora spółki LTD

Niewiele osób zdaje sobie z tego sprawę, ale koszty delegacji dyrektora bądź pracownika spółki LTD mogą zostać pokryte przez firmę.
Read More
Jak założyć spółkę LTD bez wyjazdu do UK?

Jak założyć spółkę LTD bez wyjazdu do UK?

Czy da się zarejestrować firmę w Anglii bez wyjazdu do Wielkiej Brytanii? Okazuje się, że tak i z tego artykułu...
Read More
Corporation Tax w 2023 roku – zmiany

Corporation Tax w 2023 roku – zmiany

Wraz z początkiem kwietnia zmieniła się główna stawka podatku Corporation Tax. Nie obowiązuje już niezależna od dochodów stawka liniowa wynosząca...
Read More
Inland Border Facility – Punkt Odprawy Śródlądowej

Inland Border Facility – Punkt Odprawy Śródlądowej

Niniejszy artykuł został poświęcony tematowi Inland Border Facility. Dowiesz się z niego kiedy trzeba stawić się w Inland Border Facility,...
Read More
Przepisy celne w UK

Przepisy celne w UK

Choć oficjalnie UK opuściła UE 01.01.2021 r., to zmiany w dotychczasowych zasadach regulujących wymianę handlową zachodziły i zachodzą etapami, stąd...
Read More
Dowód pochodzenia

Dowód pochodzenia

Dowód pochodzenia jest niezbędny do prawidłowego rozpoznania stawki cła właściwej dla przewożonego towaru. Istotnym czynnikiem wpływającym na tę stawkę jest...
Read More
Pochodzenie towarów

Pochodzenie towarów

Na potrzeby nakładania ceł importowych stosowane jest m.in. kryterium kraju pochodzenia sprowadzanego towaru. Kraj, z którego towary są pierwotnie wywożone,...
Read More
Zwolnienie z cła

Zwolnienie z cła

Cło jest opłatą nakładaną na towary podczas ich importu lub eksportu dokonywanego przez granice celne państwa. Rząd wykorzystuje cło przede...
Read More
Kody towarowe

Kody towarowe

Wielka Brytania opuściła Unię Europejską z końcem 2020 roku, dlatego obecnie przewóz towarów z i do UK obarczony jest obowiązkiem...
Read More
Cło Wielka Brytania

Cło Wielka Brytania

Unia Europejska, której jedną z reguł działania jest unia celna, gwarantowała swobodny przepływ towarów między krajami członkowskimi. To dlatego sprzedając...
Read More
MTD dla spółek zarejestrowanych do VAT UK

MTD dla spółek zarejestrowanych do VAT UK

Od kilku lat można zauważyć śmiałe działania brytyjskiego urzędu skarbowego podejmowane w kierunku osiągnięcia pełnej cyfryzacji administracji podatkowej. Jak podaje...
Read More
VAT a usługi związane z gruntem

VAT a usługi związane z gruntem

Dotychczas na naszym blogu poruszaliśmy obowiązki rejestracji i rozliczania VAT w Wielkiej Brytanii z perspektywy szeroko pojętego e-commerce, świadczenia usług...
Read More
Stawki VAT w Wielkiej Brytanii

Stawki VAT w Wielkiej Brytanii

Dla sprzedawców wchodzących na rynek brytyjski istotną kwestią jest ustalenie, ile wynosi podatek VAT od towarów i usług, które sprzedają....
Read More
VAT – podstawowe problemy Wielka Brytania

VAT – podstawowe problemy Wielka Brytania

Sprzedaż swoich usług czy towarów do Wielkiej Brytanii często wiąże się z koniecznością dokonania rejestracji firmy do VAT UK oraz...
Read More
Wielka Brytania – wszystko o podatku VAT

Wielka Brytania – wszystko o podatku VAT

Na naszym blogu kwestię rejestracji do VAT w Wielkiej Brytanii omawialiśmy wielokrotnie. Staraliśmy się przybliżyć jak najwięcej aspektów, które będą...
Read More
Księgowość Amazon – spółka z o.o. | JDG | LTD

Księgowość Amazon – spółka z o.o. | JDG | LTD

Amazon, to platforma sprzedażowa, której nikomu nie trzeba przedstawiać. W 2019 roku tuż przed pandemią, która w przypadku sektora e-commerce...
Read More
Spedycja Wielka Brytania – rozliczenie VAT

Spedycja Wielka Brytania – rozliczenie VAT

W naszym ostatnim artykule "Usługi transportowe do Wielkiej Brytanii – VAT 2021" poruszyliśmy zagadnienie świadczenia usług transportu towarowego w Wielkiej...
Read More
{"slide_show":3,"slide_scroll":1,"dots":"true","arrows":"true","autoplay":"true","autoplay_interval":3000,"speed":600,"loop":"true","design":"design-1"}

Śledzimy publikowane zmiany i wytyczne, co pozwala świadczyć usługi wysokiej jakości. Nasza oferta jest stale rozszerzana, tak by była dopasowana do zmieniających się wymogów. Przeprowadzimy Cię przez procesy, konieczne aby współpraca z brytyjskimi podmiotami przebiegała zgodnie z prawem.

Napisz do nas aby dowiedzieć się więcej

Pole obowiązkowe
Pole obowiązkowe
Pole obowiązkowe

Zadzwoń
PL: 12 210 08 78 (pon-pt 9-18)
GB: +44 1613 543 740 (pon-pt 9-18)

Wyślij E-mail
Formularz kontaktowy

Znajdź nas pod adresem
Office 46B, 182-184 High Street North, Londyn E6 2JA

Sprawdź opinie w google

Polityka Prywatności i Plików Cookies Ta strona korzysta z plików cookies. Korzystając z tej strony akceptujesz używanie cookies, zgodnie z Twoimi ustawieniami przeglądarki internetowej.
Zgoda