+48 12 210 08 78 (pon-pt 9-20, sob 9-13) info@sovaaccounting.pl

Jak powinna zostać zweryfikowana tożsamość osoby rejestrującej firmę w Anglii? Dlaczego w SOVA Accounting wymagamy trzech etapów weryfikacji?

Brytyjskie firmy świadczące usługi księgowe lub wirtualnego biura, jako że podlegają one pod Money Laundering Regulations (nasz certyfikat MLR znajdziesz tutaj) mają obowiązek przeprowadzenia odpowiednich procesów weryfikacyjnych względem każdego ze swoich klientów. Procesy te nazywane są terminem Customer due diligence.

Jak możemy przeczytać w wytycznych na stronie ICAEW (The Institute of Chartered Accountants in England and Wales):

Customer due diligence measures are a key part of the anti-money laundering requirements. They ensure that businesses know who their clients are, ensure that they do not accept clients unknowingly which are outside their normal risk tolerance, or whose business they will not understand with sufficient clarity to be able to form money laundering suspicions when appropriate.

W sekcji 5B tego samego dokumentu określone zostały dwustopniowe lub trzystopniowe procesy weryfikacyjne dla każdego z klientów firm zobowiązanych do przeprowadzenia Customer due diligence.

procesy weryfikacyjne

To, przez jaki proces, przeprowadzona musi zostać osoba będąca klientem firmy podlegającej pod MLR zależne jest od tego, czy przedstawiciel firmy księgowej miał okazję spotkać się osobiście z daną osobą, czy też nie. W naszym przypadku, ze względu na to, że cenimy czas naszych klientów i pozwalamy na zdalne rozliczanie się i podpisywanie umów, zazwyczaj zastosowanie będzie miał trzystopniowy proces weryfikacyjny.

Co powinno składać się na taki proces?

Jeśli mówimy o trzystopniowym procesie weryfikacyjnym, konieczne będzie okazanie:

  • Dowodu tożsamości ze zdjęciem oraz dodatkowego, bliżej niesprecyzowanego dowodu tożsamości lub
  • Dowodu tożsamości bez zdjęcia oraz potwierdzenia adresu lub daty urodzenia, jak również
  • Kolejnego, trzeciego dowodu tożsamości, adresu lub daty urodzenia

Wszystkie potencjalne dokumenty przedstawione zostały na tych listach. Poniżej opiszemy te z nich, z którymi najczęściej możemy mieć do czynienia jeśli mowa o rejestracji spółki LTD przez osobę mieszkającą na co dzień w Polsce.

Lista 1: Dowód tożsamości

Akceptowalny dowód tożsamości ze zdjęciem

  • Ważny paszport
  • Ważne prawo jazdy
  • Ważny dowód osobisty

Akceptowalny dowód tożsamości bez zdjęcia

Wszelkie dokumenty wydane przez brytyjski organ rządowy, na których widnieje imię i nazwisko oraz adres lub data urodzenia danej osoby, np. brytyjskie prawo jazdy, dokumenty wydane przez HMRC, tax deduction certificates lub dokumenty potwierdzające prawo do świadczeń.

Lista 2: Dowód adresu lub daty urodzenia

  • Orzeczenie sądu
  • Aktualny wyciąg z banku
  • Rachunek za media (gaz, prąd, woda, itp.), na którym widnieje imię i nazwisko oraz adres osoby
  • Prawo jazdy i inne dokumenty spośród powyższych, na których widnieje adres lub data urodzenia, aczkolwiek ten sam dokument nie może zostać użyty do weryfikacji dwukrotnie, tak więc jeśli prawo jazdy zostanie wykorzystane na jednym etapie weryfikacji, nie będzie można wykorzystać go drugi raz

Dlaczego ta weryfikacja ma znaczenie?

Jest to standardowa procedura dla osób działających w obszarach wystawionych na ryzyko potencjalnego “prania brudnych pieniędzy”, stąd mamy do czynienia z Money Laundering Regulations. Każda firma mająca na celu świadczenie usług księgowych, a w szczególności usługi wirtualnego biura ma obowiązek zarejestrowania się do MLR, co za tym idzie, ma również obowiązek podążania za wytycznymi tego organu.

Jeśli osoby prowadzące spółkę LTD nie zostaną odpowiednio zweryfikowane przez obsługujące je biuro rachunkowe, zarówno na te osoby, jak i na biuro mogą zostać nałożone kary, biuro może stracić licencję, a w skrajnych przypadkach mogłoby nawet zostać wszczęte postępowanie na drodze sądowej.

26. czerwca 2017. roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące MLR. Wcześniej, wymagania dotyczące weryfikacji potencjalnych klientów ze strony firm księgowych były nieco mniej sprecyzowane, a ze względu na niedawne wprowadzenie nowych regulacji, większość firm działających na polskim rynku nie zdążyła się jeszcze do nich dostosować.

Jak dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych w SOVA Accounting?

W SOVA Accounting na bieżąco śledzimy zmiany w brytyjskim prawie i regulacjach jakim podlegają nasi klienci, a co więcej, kilka tygodni przed publikacją tego artykułu, przeszliśmy kontrolę właśnie w sprawie zachowania odpowiednich standardów w zakresie MLR – przebiegła ona oczywiście pozytywnie.

Kolejny raz potwierdza się to, co pisaliśmy w artykule nt. kontroli skarbowych w UK – tamtejsi urzędnicy wychodzą z założenia, że ich praca polega na tym by ułatwiać, nie utrudniać, prowadzenie biznesu.

Świadomi ryzyka związanego z wymianą poufnej korespondencji, wdrożyliśmy specjalne procedury bezpieczeństwa przy weryfikowaniu tożsamości nowych klientów. Dla dokumentów weryfikacyjnych udostępniamy specjalny adres mailowy, do którego dostęp mają jedynie dwie wyznaczone do tego osoby z naszego biura. Wszystkie poufne dokumenty tuż po otrzymaniu usuwane zostaję ze skrzynku e-mailowowej i przenoszone na specjalnie przeznaczony do tego celu, szyfrowany pendrive.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tego procesu weryfikacyjnego, albo biuro rachunkowe, z którym współpracowałeś nie poprosiło Cię o okazanie ww. dokumentów, albo nawet nie poinformowało o takiej konieczności, napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację – z chęcią pomożemy!

 

Weryfikacja Tożsamości dla Właścicieli i Dyrektorów Spółek LTD
5 (100%) 6 votes