Co można uznać za koszty uzyskania przychodu w spółce LTD?
Prowadzenie spółki LTD wiąże się z licznymi wydatkami, które mogą być ponoszone jeszcze przed pozyskaniem pierwszego klienta. Dlatego warto zrozumieć, które z tych kosztów można uznać za koszty uzyskania przychodu, co pozwala na obniżenie zobowiązań podatkowych przedsiębiorstwa.
Do typowych kosztów uzyskania przychodu zaliczamy:
- zakupy produktów lub półproduktów,
- ubezpieczenie,
- koszty podróży,
- telefon komórkowy,
- wydatki na reklamę,
- opłaty za usługi poligraficzne,
- sprzęt biurowy, komputerowy i oprogramowanie,
- wyposażenie firmy.
Charakter prowadzonej działalności wpływa na szczegółowy zakres wydatków. Poniżej omówiono kluczowe grupy kosztów.
Koszty podróży i kilometrówka
Kiedy podróże mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu?
Aby wydatki związane z podróżami mogły zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu, muszą być bezpośrednio i wyłącznie związane z działalnością spółki LTD. Nie dotyczy to jednak standardowych dojazdów do pracy.
Możesz wliczać w koszty m.in.:
- wydatki na paliwo lub przebieg kilometrów (kilometrówka),
- opłaty za korzystanie z taksówek, samolotów, autobusów czy pociągów.
Koszty noclegów oraz wyżywienia również można uwzględnić, pod warunkiem że są one niezbędne w ramach służbowej podróży. Warto pamiętać, że:
- alkohol nie jest traktowany jako koszt uzyskania przychodu, chyba że jest częścią posiłku, a jego ilość jest jasno określona,
- mandaty za przekroczenie prędkości lub inne wykroczenia drogowe nigdy nie mogą być wliczone w koszty.
Telefon komórkowy w spółce LTD
Jak wykorzystać telefon do celów firmowych?
HMRC (brytyjski urząd skarbowy) umożliwia uwzględnienie w kosztach telefonu komórkowego, ale tylko w określonych sytuacjach. Jeśli telefon oraz umowa są zarejestrowane na spółkę LTD, wówczas 100% kosztów może zostać uznane za koszty uzyskania przychodu.
Jeśli jednak telefon jest zarejestrowany na dyrektora lub pracownika, należy określić, w jakim stopniu urządzenie służy celom biznesowym, a w jakim prywatnym. Proporcjonalna część kosztów może wówczas zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
Koszty zakupu wyposażenia oraz naprawy
Co można wliczyć w koszty?
Zakup wyposażenia i sprzętu niezbędnego do prowadzenia działalności jest kwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu. Obejmuje to:
- sprzęt biurowy,
- narzędzia,
- odzież ochronną,
- sprzęt komputerowy i oprogramowanie.
Dodatkowo koszty naprawy takich urządzeń lub czyszczenia odzieży ochronnej również mogą być uwzględnione. HMRC wymaga jednak dokumentacji w postaci faktur lub paragonów potwierdzających te wydatki.
Koszty, które nie są kosztami uzyskania przychodu
Bardzo często zdarzają się sytuacje, że dyrektorzy spółek LTD, będąc nieświadomymi wymogów stawianych przez HMRC, chcą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu dość absurdalne wydatki. W związku z tym warto, żebyś pamiętał, że wielu opłat nie będziesz w stanie zaliczyć do takich kosztów.
Przykłady wydatków, które nie spełniają wymogów HMRC:
- koszty prywatnego mieszkania,
- wydatki na luksusowe prezenty dla osób, które nie są zatrudnione w firmie,
- rachunki bukmacherskie,
- koszty wakacji.
Warto zachować ostrożność, aby uniknąć błędów i konsekwencji finansowych.
Koszty uzyskania przychodu w spółce LTD a brak oddziału w Polsce
Jeśli Twoja spółka LTD nie posiada oddziału w Polsce, unikaj zaliczania do kosztów wydatków, które mogą wskazywać na istnienie tzw. „zakładu” w rozumieniu Konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania. Przykładowe wydatki, które mogą wzbudzić wątpliwości:
- nieruchomości na terenie Polski,
- meble i wyposażenie mieszkalne (stoły, krzesła, łóżka itp.),
- leasing samochodu lub opłaty za polski numer telefonu firmowego.
Takie wydatki powinny być pokrywane z własnych środków, np. z pensji dyrektorskiej.
Masz wątpliwości? Skonsultuj się z ekspertem!
Zastanawiasz się, czy konkretny wydatek możesz uznać jako koszt uzyskania przychodu w swojej firmie? Napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy.