Co można uznać za koszty uzyskania przychodu w spółce LTD?
Prowadzenie własnej spółki LTD wiąże się z wieloma kosztami, a część z nich będzie ponoszona przez Ciebie jeszcze zanim obsłużysz pierwszego klienta. Warto żebyś wiedział, które z nich mogą zostać potraktowane jako koszty uzyskania przychodu, obniżając tym samym zobowiązania podatkowe Twojego przedsiębiorstwa. Typowe koszty uzyskania przychodu mogą obejmować:
- zakupy produktów/półproduktów,
- ubezpieczenie,
- koszty podróży,
- telefon komórkowy,
- koszty reklamy,
- opłaty za usługi poligraficzne,
- wyposażenie, sprzęt biurowy,
- sprzęt komputerowy i oprogramowanie.
W zależności od charakteru prowadzonej działalności, koszty te mogą się od siebie różnić. W dalszej części artykułu skupimy się na najbardziej problematycznych z nich.
Koszty podróży i kilometrówka
Mile, diety i koszty podróży są bardzo kontrowersyjnym tematem w przypadku prowadzenia każdego rodzaju działalności. Niepodważalnym wymogiem pozwalającym na zakwalifikowanie kosztów z nimi związanych do kosztów uzyskania przychodu jest fakt, że wszystkie wydatki, które chcemy „wrzucić w koszty”, muszą być całkowicie i wyłącznie związane z prowadzoną działalnością. Zarówno będąc dyrektorem, jak i pracownikiem w spółce LTD, nie możesz odliczać żadnych kosztów związanych z Twoim standardowym dojazdem z domu do pracy.
Natomiast wszystkie inne podróże są traktowane jako koszty uzyskania przychodu tylko wówczas, gdy całkowicie i wyłącznie dotyczą spraw spółki. Do kosztów uzyskania przychodu możesz wliczać wydatki za paliwo lub przebieg kilometrów, a ponadto opłaty za korzystanie z innych środków transportu takich jak: taksówki, samoloty, autobusy, pociągi. Nie możesz natomiast uwzględnić w kosztach mandatów za przekroczenie prędkości, czy też za jakiekolwiek inne przewinienie drogowe. W tym artykule szerzej omówiliśmy zagadnienie kilometrówki w UK.
Analizując koszty podróży nie sposób zapomnieć o wydatkach związanych z noclegiem i pożywieniem. Dane opłaty zostaną zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu jedynie, gdy są częścią niezbędnego podróżowania podczas pracy. Warto tu również dodać, że alkohol nigdy nie zostaje wliczony w koszty, chyba, że jest dodatkiem do posiłku – wówczas jego ilość musi być ściśle określona.
Telefon komórkowy w spółce LTD
HMRC pozwala spółkom LTD (zarówno dyrektorom jak i pracownikom) używać jednego telefonu, który może być wykorzystywany zarówno do celów osobistych, jak i biznesowych. Jednakże, aby móc wliczać w koszty uzyskania przychodu 100% kosztów związanych z telefonem, umowa z operatorem musi być zawarta ze spółką LTD.
Wynika to chociażby z faktu, że operatorzy telefonii komórkowych inaczej traktują osoby prywatne, a inaczej firmy. W sytuacji, gdy zarówno umowa, jak i telefon są zarejestrowane na spółkę, 100% kosztów z nim związanych może zostać uwzględnionych jako koszty uzyskania przychodu. W innym przypadku (tzn. kiedy umowa jest zarejestrowana na dyrektora lub pracownika spółki LTD) tylko pewien procent kosztów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Musimy więc określić w ilu procentach telefon służy nam do celów biznesowych, a w ilu do celów prywatnych.
Koszty zakupu wyposażenia oraz naprawy
Możesz starać się o uzyskanie ulgi podatkowej w związku z kosztami uzyskania przychodu, które pojawiają się w momencie zakupu sprzętu i wyposażenia niezbędnego dla funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa. Ponadto, w przypadku zepsucia narzędzi, bez których wykonywanie pracy staje się niemożliwe, koszty związane z ich naprawą również mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu. Tak samo wygląda kwestia czyszczenia odzieży ochronnej. Konieczne jest jednak przedstawienie paragonów za zakupy bądź usługi, w celu indywidualnego rozpatrzenia przez HMRC.
Koszty, które nie są kosztami uzyskania przychodu
Bardzo często zdarzają się sytuacje, że dyrektorzy spółek LTD, będąc nieświadomymi wymogów stawianych przez HMRC, chcą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu dość absurdalne wydatki. W związku z tym warto, żebyś pamiętał, że wielu opłat nie będziesz w stanie zaliczyć do takich kosztów.
Przykładowo, koszty związane z wynajmowanym przez Ciebie prywatnie mieszkaniem, wakacjami spędzonymi za granicą, zakupem luksusowych prezentów dla „pracowników”, których nie zatrudniasz, rachunki bukmacherskie itp., nigdy nie zostaną uznane przez HMRC za związane z uzyskaniem przychodu.
Koszty uzyskania przychodu w spółce LTD a brak oddziału w Polsce
Nasi klienci bardzo często pytają, jak przedstawia się zagadnienie kosztów uzyskania przychodu w spółce LTD bez oddziału na terenie Polski. W przypadku takich spółek zdecydowanie odradzamy zaliczanie do kosztów wszelkich wydatków, wskazujących na posiadanie “zakładu” w rozumieniu Konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania. Podejrzenia wzbudzić mogą nieruchomości na terenie Polski, czy też wydatki takie jak: stoły, krzesła, łóżka, dywany, tapety (ścienne), szafy itp. Tego rodzaju wydatki powinieneś pokrywać z własnej kieszeni. Ponieważ Twoja spółka nie posiada fizycznej obecności w Polsce, nie posiada tu biura, które mogłaby wyposażyć w wymienione meble.
Na istnienie “zakładu” mogłoby wskazywać również opłacanie abonamentu za firmowy numer telefonu zarejestrowany w Polsce, czy też leasingu za samochód. Jak sam widzisz, wydatki, które mogą budzić wątpliwości co do istnienia stałej, fizycznej placówki spółki LTD na terenie Polski, lepiej pokrywać z własnej kieszeni (choćby przy pomocy wypłaconej ze spółki pensji dyrektorskiej).
Zastanawiasz się czy konkretny wydatek możesz uznać jako koszt uzyskania przychodu w swojej firmie? Napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację.
